Comment écrire une lettre de référence

Il est important de savoir comment rédiger une lettre de référence, car presque tout le monde est invité à fournir une référence à un moment de sa carrière. Que ce soit pour un employé, un ami ou une personne avec qui vous avez travaillé, il est important d'être prêt à rédiger une lettre de recommandation efficace.

Lisez ci-dessous des conseils sur la manière d’écrire une lettre de référence, sur les documents à demander au candidat et sur le moment de dire non (et comment dire non) pour écrire une lettre pour quelqu'un.

Lettres de référence ou lettres de recommandation

Une lettre de référence, également appelée lettre de recommandation, est une lettre qui décrit l'expérience de travail, les compétences, le savoir-faire, les qualités personnelles et / ou les résultats scolaires d'une personne. Il est écrit par un ancien employeur, un ancien collègue, un client, un enseignant ou une autre personne qui peut parler positivement de cette personne.

Lorsque vous avez besoin de lettres de référence

Vous avez besoin de lettres de référence, généralement environ trois, lorsque vous postulez à des emplois, des stages, des postes de volontaires, des collèges et des programmes d'études supérieures. Une lettre de référence est une approbation positive de vos compétences et attributs, écrite par une personne familière avec votre travail, votre caractère et vos réalisations.

La lettre de référence explique pourquoi le lecteur doit vous sélectionner et ce qui vous qualifie pour l’opportunité pour laquelle vous postulez. Des lettres peuvent être demandées par l'organisation qui envisage l'emploi de la personne ou son acceptation dans une institution, ou peuvent être proposées par le demandeur d'emploi ou le demandeur.

Ce qui est inclus dans une lettre de référence

Une lettre de référence est une approbation positive de vos compétences et attributs. Il explique pourquoi le lecteur doit vous sélectionner et ce qui vous qualifie pour l’opportunité pour laquelle vous postulez.

UNElettre de référence professionnelle est généralement écrit par un superviseur, un collègue, un client, un enseignant ou un professeur qui connaît bien vos réalisations dans un cadre de travail. Il comprend généralement une description de votre poste et de vos responsabilités, la durée de votre séjour dans l'entreprise, ainsi que vos capacités, qualifications et contributions à l'organisation.

Un personnage oulettre de référence personnelle peut être écrit par un ami de la famille, un mentor ou un voisin qui peut attester des caractéristiques qui feraient de vous un bon candidat pour le poste que vous recherchez. Il explique comment le rédacteur vous connaît et commente vos attributs personnels tels qu’ils s’appliqueraient dans un contexte professionnel.

Que faire avant d'écrire une lettre de référence

Réfléchissez avant de dire «oui».Avant d'accepter d'écrire la lettre, assurez-vous que vous pouvez écrire une lettre de recommandation positive pour cette personne. Si vous ne connaissez pas bien la personne ou si vous pensez ne pas être en mesure de faire l'éloge de ses compétences, il convient de refuser la demande de recommandation.

Il vaut mieux dire non à la rédaction d'une recommandation plutôt que d'écrire une référence négative pour la personne.

Vous pouvez être vague lorsque vous refusez la demande, en disant simplement: «Je ne pense pas que je serais la meilleure personne pour vous écrire une recommandation.» Si possible, suggérez à une autre personne de vous demander.

Informations requises. C'est une bonne idée de demander à la personne une copie de son curriculum vitae, même si vous la connaissez depuis longtemps. Ils peuvent avoir une nouvelle accréditation ou de nouvelles réalisations et vous souhaitez fournir autant d’informations actuelles que possible. Cela vous aidera également à vous guider dans la rédaction de la lettre.

Si la lettre de référence concerne une offre d'emploi spécifique, demandez également une copie de l'offre d'emploi. De même, si la lettre de référence concerne une école ou un programme spécifique, demandez des informations sur l’école. Plus vous avez d'informations, plus il sera facile d'écrire la lettre.

Obtenez tous les détails.En plus de demander des informations sur le candidat, obtenez toutes les informations dont vous avez besoin sur la manière de soumettre la lettre. Demandez à qui vous devriez envoyer la lettre, quand la date limite est venue, et dans quel format la lettre devrait être. Demandez-lui également s'il y a des détails que l'école ou l'employeur veut que vous incluiez dans votre lettre.

Ce qu'il faut inclure dans une lettre de référence

À moins que le candidat ne vous fournisse un formulaire sur lequel écrire votre recommandation, vous devez écrire la référence sous forme de lettre officielle. Une lettre de référence doit commencer par les informations de contact de vous et de l'employeur (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique) suivies de la date. S'il s'agit d'un courrier électronique plutôt que d'une lettre, insérez vos coordonnées à la fin de la lettre, après votre signature.

Coordonnées et salutation:Si vous écrivez la lettre à un particulier ou à un comité d’embauche, incluez ses coordonnées en haut de la lettre et dans votre message de bienvenue. Si vous écrivez une lettre générale, vous pouvez écrire à "En ce qui le concerne" ou simplement commencer votre lettre par le premier paragraphe.

Salutation: Commencez votre lettre par "Cher M./Mme. Nom." Si vous ne connaissez pas le nom de famille de l'employeur, écrivez simplement «Cher responsable de l'embauche». Si le candidat postule à un programme académique, vous pouvez écrire "Cher comité d'admission".

Introduction: Expliquez votre relation avec la personne pour qui vous écrivez la lettre. Vous pouvez inclure depuis combien de temps vous connaissez la personne. Ensuite, expliquez pourquoi vous écrivez la lettre. Assurez-vous d'inclure le nom de l'entreprise, l'emploi, l'école ou la possibilité pour laquelle la personne postule. Par exemple, «Je suis le superviseur de James Smith chez XYZ Company depuis cinq ans. Je suis heureux de le recommander pour le poste de chef comptable chez ABC Company.

Vue d'ensemble du corps:Dans le corps de la lettre, incluez des informations spécifiques sur les caractéristiques personnelles du candidat (créativité, patience, confiance en soi, etc.), des compétences spécifiques (excellentes compétences en communication, compétences organisationnelles, etc.). Soyez aussi spécifique que possible.

Premier paragraphe: Le premier paragraphe de la lettre de référence explique votre lien avec la personne que vous recommandez, en expliquant comment vous le connaissez et pourquoi vous êtes qualifié pour écrire une lettre de référence afin de recommander un emploi ou des études supérieures. Mentionnez la relation (personnelle ou professionnelle) que vous avez avec la personne que vous recommandez.

Deuxième paragraphe (et troisième et quatrième)

Les paragraphes du milieu de la lettre de référence contiennent des informations sur la personne à propos de laquelle vous écrivez, notamment sur les raisons pour lesquelles elle est qualifiée et sur sa contribution. Si nécessaire, utilisez plus d'un paragraphe pour fournir des détails. Soyez précis et donnez des exemples de la raison pour laquelle cette personne est un candidat qualifié. Si vous le pouvez, associez des situations spécifiques dans lesquelles vous avez observé la personne qui utilisait avec succès les compétences requises pour le poste.

Essayez de décrire les qualités et les compétences liées à un emploi, une école ou une opportunité spécifique. Par exemple, si la personne postule à un poste de gestionnaire, concentrez-vous sur ses compétences en leadership et en communication.

Lettre de clôture

Dans le dernier paragraphe, proposez de fournir davantage d’informations et d’indiquer vos coordonnées (téléphone et courrier électronique) afin que vous soyez disponible pour donner une recommandation verbale, ou de répondre à d’autres questions si nécessaire. Vous pouvez également répéter que vous recommandez cette personne «sans réserve» ou «sans réserve».

Signature: Terminez la lettre avec votre signature manuscrite, suivie de votre nom dactylographié. S'il s'agit d'un courrier électronique, indiquez simplement votre nom tapé, suivi de vos informations de contact.

Longueur de lettre de recommandation, format et police

Avant de commencer à écrire la lettre: Demandez au candidat de vous envoyer son curriculum vitae, une transcription, un CV ou tout autre matériel qui vous aidera à décrire avec précision la personne. Vous pouvez également demander une description du poste pour lequel il postule, ainsi que des informations sur la société. Plus vous avez d'informations, plus il sera facile de rédiger une recommandation forte.

Longueur: Une lettre de recommandation doit comporter plus d'un ou deux paragraphes. une lettre de ce court suggère que vous ne connaissez pas bien la personne ou ne l'approuvez pas complètement. Cependant, vous voulez garder la lettre concise et vous concentrer sur quelques points clés, évitez donc d'écrire plus d'une page. Trois ou quatre paragraphes expliquant comment vous connaissez la personne et pourquoi vous les recommandez est une longueur appropriée.

Format: Une lettre de recommandation doit être à simple interligne avec un espace entre chaque paragraphe. Utilisez des marges d'environ 1 "pour le haut, le bas, la gauche et la droite de la page et alignez votre texte à gauche (l'alignement de la plupart des documents).

Police de caractère: Utilisez une police traditionnelle telle que Times New Roman, Arial ou Calibri. La taille de la police doit être comprise entre 10 et 12 points, ce qui la rend facile à lire. Ajuster la taille de la police est un bon moyen de garder votre lettre sur une seule page.

Modifier:Assurez-vous de lire votre lettre avant de l'envoyer. Vous pouvez demander à quelqu'un d'autre de modifier la lettre, mais en dissimulant le nom du candidat pour préserver sa vie privée.

Exemple de lettre de référence

Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre de référence comme modèle. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online) ou lisez la version texte ci-dessous.

Téléchargez le modèle Word

Exemple de lettre de référence (version texte)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Ville d'affaires, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1er septembre 2018

Jim Lee

Ressources humaines

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Ville d'affaires, NY 12345

Cher M. Lee, Je suis ravi de recommander Sarah Jones au poste de responsable marketing numérique chez Sabre Marketing & PR. En tant que directeur marketing chez A & B Media, j’ai eu le plaisir de travailler comme superviseure de Sarah alors qu’elle travaillait ici en tant qu’associée marketing. Responsable, ponctuelle et extrêmement brillante, Sarah faisait partie des meilleurs talents chez A & B Media, et j'appuie absolument sa qualification et ses compétences.

J'ai été continuellement impressionnée par le savoir-faire qu'elle a mis à la table et par son dévouement à rester à la pointe des dernières nouveautés dans le domaine. Sarah combine des compétences d'analyse pointues à une forte intuition et j'ai toujours su que je pouvais compter sur elle pour respecter les délais et dépasser nos attentes. Au cours de ses deux années avec nous, elle a réalisé de nombreuses réalisations, allant de l'augmentation de 20% de notre engagement dans les médias sociaux à la réduction de 10% du taux de rebond de notre site Web jusqu'à l'augmentation de 15% de notre retour sur investissement pour les campagnes numériques.

Bien que la perspicacité professionnelle de Sarah ait été extrêmement précieuse pour A & B Media, elle était également un formidable joueur d’équipe. Optimiste, engageante et facile à vivre, Sarah était une vraie joie de travailler au bureau et a favorisé de nombreuses relations positives au sein de notre département ainsi que dans l'ensemble de l'entreprise.

Cela dit, je suis très confiant dans ma recommandation et pense que Sarah conviendrait parfaitement pour Sabre Marketing & PR. Si vous souhaitez parler plus en détail de mon expérience de travail avec Sarah, envoyez-moi un email à [email protected] ou appelez-moi au 555-555-5555.

Cordialement, Melissa Bradley

Directeur marketing, A & B Media

Formater votre lettre

Si vous postez la lettre à un employeur ou à une école, veillez à suivre le format de lettre approprié. Cela inclut la liste de vos informations de contact, de la date et des informations de contact de la personne qui reçoit votre lettre (généralement le responsable du recrutement) en haut de la lettre. Indiquez également votre signature manuscrite au bas d'une lettre physique.

Toutefois, si vous envoyez cette lettre par courrier électronique, vous n'avez pas besoin d'inclure les informations de contact ou la date en haut de la lettre. Indiquez plutôt vos informations de contact après votre signature électronique. Assurez-vous également d'avoir une ligne d'objet claire et concise qui répertorie le nom du candidat, le poste pour lequel il postule (le cas échéant) et l'objet de votre lettre. Par exemple, une ligne d'objet peut indiquer: "Recommandation pour Prénom Nom - Job Assistant Ressources humaines".

Utiliser un modèle de lettre de référence

Si vous ne savez pas quoi écrire, utilisez un modèle de lettre de référence et personnalisez-le pour inclure vos informations. Un modèle est un moyen utile de voir comment formater votre lettre et ce qu'il faut inclure dans la lettre.

Vous pouvez également consulter d'autres exemples de lettres de référence pour avoir des idées sur ce qu'il faut inclure dans votre propre lettre. Cependant, n'oubliez pas de modifier la lettre pour qu'elle s'applique à la personne pour laquelle vous écrivez.