Compétences en écriture - Communiquer avec des mots

Écrire de belles proses et de la poésie est un talent. Écrire efficacement, cependant, est une compétence qui peut être apprise.

Organisez votre écriture

Que vous rédigiez un mémo pour votre collègue ou un rapport pour votre patron, vous devez choisir les informations que vous souhaitez transmettre. Voici comment faire ceci:

1. Énumérez chaque élément dont vous avez besoin de discuter dans votre mémo ou votre rapport.
2. Mettez-les en ordre, du plus au moins important.
3. Rédigez un bref résumé de l’ensemble de votre mémo. Ce sera votre premier paragraphe.
4. Développez chaque élément répertorié à l'étape 1.
5. Si une action doit être entreprise par le destinataire, indiquez-le dans votre dernier paragraphe.

Quelques conseils

Ecrivez pour votre public. Utilisez un langage simple. Vous ne voulez pas que le lecteur ait besoin d'un dictionnaire pour déchiffrer ce que vous essayez de dire. Vous ne devriez pas essayer d’impressionner votre lecteur avec votre vocabulaire énorme. Les chances sont que vous frustrerez votre lecteur à la place. La plupart des gens jonglent en même temps avec plusieurs tâches et ne souhaitent recevoir que les informations nécessaires. Vous êtes responsable de rendre cela possible. Au lieu de dire: "Sa nature grégaire le qualifie de candidat superlatif pour le poste", dites "Sa gentillesse en fait un des meilleurs candidats pour le poste".

Éloignez-vous du jargon que votre lecteur ne comprendra peut-être pas. Si votre travail est très technique, mais que la personne à qui vous écrivez n’est pas très douée dans ce domaine, tenez-vous-en aux mots qu’elle comprendra. Par exemple, si vous êtes un concepteur de site Web, cette phrase dans une note adressée à votre client, un psychologue, n'aura aucun sens: "Qu'est-ce que vous aimeriez que je utilise comme BGCOLOR pour votre site: # ADD8E6 ou #FFFFFF?" Tous les experts en conception de pages Web savent que cette question peut être traduite en "Que voulez-vous que la couleur de fond de votre site soit: Bleu clair ou Blanc?" Cependant, ne vous attendez pas à ce que votre client soit plus familier avec ce jargon technique qu'avec son exposé sur un terme psychologique tel que trichotillomanie.

Un cliché par jour éloigne le lecteur - ou du moins, cela ne lui permet pas de se souvenir de ce que vous dites. Vous voulez que votre écriture soit mémorable. Parce que nous entendons souvent des clichés, nous les devenons insensibles. Les mots ne sont donc pas uniquement associés à votre écriture. Plutôt que de dire "Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd'hui" dans un mémo adressé à un subordonné que vous essayez de motiver. Dites simplement: "Arrêtez de procrastiner. Faites le travail maintenant."

Si possible, utilisez la voix active. La voix active rend votre phrase plus forte et généralement plus courte. Essayons ces exemples. Voix passive: "Les ventes ont augmenté grâce au réseau que j'ai créé." Voix active: "Mon réseau a augmenté les ventes."

Ne soyez pas redondant. Il n'est pas nécessaire de dire "14 heures l'après-midi" ou "la femme enceinte enceinte". Dire "14 heures" ou "2 heures de l'après-midi" ou "la femme enceinte" ou "la femme enceinte" transmettent tous ce que vous voulez dire et sont moins verbeux.

Bien sûr, faites attention à la grammaire. Utilisez Strunk et White Éléments de style, disponible sur le Web. Un bon dictionnaire devrait être à proximité, avec un thésaurus. Un thésaurus vous permettra de garder votre écriture fraîche en vous aidant à trouver une variété de mots à utiliser. Beaucoup de ces ressources sont disponibles en ligne.

La relecture est l’une des choses les plus importantes que vous puissiez faire. Étant donné que vous écrivez probablement sur un ordinateur, vous avez accès à des vérificateurs orthographiques et grammaticaux automatisés. Mais attention, certains mots utilisés dans le mauvais contexte risquent de manquer aux vérificateurs orthographiques informatisés. Par exemple, la phrase "Pour que les employés assistent également à des réunions, deux personnes se familiarisent avec le logiciel gnu" passerait par la vérification orthographique sans qu'aucune faute d'orthographe ne soit détectée. Demandez à quelqu'un d'autre de relire votre document, si possible.

Si le temps le permet, rangez votre composition et relisez-la plus tard, voire mieux, le lendemain.