Structures de gouvernance du projet

Savez-vous ce qu'est la gouvernance de projet et à quoi elle ressemble? Ou que faire si vous travaillez dans un environnement où il n’existe pas? Commençons par une définition.

Gouvernance de projet: une définition

La «gouvernance» en termes de gestion de projet fait référence aux politiques, processus, normes, procédures et directives qui déterminent la manière dont les projets sont dirigés, exécutés et contrôlés par votre organisation.

La gouvernance peut être extensive et lourde avec beaucoup de bureaucratie, ou fragmentaire et légère (auquel cas elle est probablement inefficace). Les gestionnaires doivent viser le niveau de gouvernance qui convient à leur environnement et à leur culture. S'assurer que vos stratégies de gouvernance sont adaptées aux objectifs est un facteur clé pour garantir leur efficacité.

La gouvernance commence au sommet. Le conseil d'administration de la société doit être attaché à l'idée de bonne gouvernance et au fait que les projets doivent être gérés correctement, dans le respect des directives spécifiées. Cette attitude et les normes attendues auront des répercussions sur les conseils de projet et les chefs de projet (et les équipes de programme, le cas échéant).

Pourquoi la gouvernance de projet est-elle importante?

Votre sponsor de projet et les autres parties prenantes clés veulent savoir que vous dépensez le budget du projet correctement. Ils veulent voir que vous suivez efficacement les progrès de votre projet et intervenez pour gérer les risques du projet si nécessaire.

Mais la logique de bonne gouvernance des projets va plus loin que cela.

La gouvernance est exigée par les clients, en particulier ceux du secteur public. Les gouvernements et les régulateurs demandent (et dans certains cas appliquent) certaines normes pour certains projets. La gouvernance n’est pas seulement un problème interne: de nombreuses sociétés opérant sur des marchés réglementés devront suivre les directives d’une législation externe, comme Sarbanes-Oxley. La gouvernance de projet représente une petite partie de la capacité de prouver que votre entreprise fonctionne efficacement et dans le respect des directives et réglementations spécifiées pour votre secteur.

La gouvernance de projet vous aide également à:

• Améliorez votre retour sur investissement et suivez ces investissements efficacement
• Gagner l'adhésion des projets
• Évitez les raisons courantes pour lesquelles les projets échouent
• Communiquer plus efficacement
• Introduire la normalisation entre les projets, ce qui facilite la comparaison des performances
• Minimiser les risques
• Développer et motiver le personnel dans un environnement structuré

À quoi ressemble la gouvernance de projet

Alors maintenant, nous savons ce qu'est la gouvernance de projet, à quoi ça ressemble sur un projet? Voici les types d'activités qui démontrent la gouvernance dans un environnement de projet:

• Il existe un cycle de vie de gestion de projet discipliné qui comprend des points définis pour approbation. Ce sont des points où la viabilité du projet est discutée et une décision est prise quant à la poursuite du travail ou non.
• Les projets ont une analyse de rentabilisation claire et les analyses de rentabilisation contiennent suffisamment d'informations pour permettre aux équipes de direction de prendre les bonnes décisions.
• Ces décisions sont bien documentées et communiquées.
• Les personnes travaillant sur des projets ont des rôles et des responsabilités bien définis.
• Il existe une culture d'apprentissage continu qui permet aux équipes de projet de s'améliorer continuellement et de discuter des leçons apprises dans un environnement sans blâme.

• Certains processus et procédures permettent aux équipes de projet de réviser leur projet et de demander un soutien indépendant si nécessaire.
• Les parties prenantes sont engagées et font confiance au processus.
• Les équipes de projet sont composées de personnes expérimentées et qualifiées dans les rôles correspondants.

La gouvernance des projets est liée aux structures de gouvernance dans l'ensemble de l'organisation. Si vous pensez que l'objectif principal de la gouvernance de projet est de veiller à ce que les projets soient exécutés correctement, vous pouvez voir comment cela se relie à la gouvernance financière au niveau de l'entreprise, à la gestion des risques de l'entreprise, etc.

La gouvernance du projet doit s'intégrer parfaitement dans vos processus organisationnels actuels. En d’autres termes, ne créez pas de nouveau processus de gestion financière si vous en avez déjà un qui fonctionne dans d’autres domaines! Utilisez ce qui existe actuellement et modifiez les processus d’entreprise pour les rendre utilisables dans un environnement de projet.

5 domaines d'intervention pour la gouvernance de projet

Lorsque vous commencez à vous y intéresser, vous réaliserez que la gouvernance de projet est omniprésente dans tous les éléments de la gestion de projet. Cependant, la gouvernance revêt une importance particulière dans certains domaines clés.

1. Méthodologies et processus: ils vous aident à fournir un travail fiable et durable.
2. Gestion des connaissances: elle est cruciale pour tirer les leçons de l'expérience et garantir que l'organisation tire les leçons de l'expérience du projet. La gestion des connaissances est essentielle si vous souhaitez cesser de faire les mêmes erreurs plusieurs fois.
3. Maturité de la gestion de projet: Au fur et à mesure que la maturité de votre gestion de projet organisationnelle augmente, votre capacité à livrer avec succès augmentera.
4. Engagement de haut niveau: l'engagement en matière de gouvernance de projet commence au sommet. Si vous avez le soutien de la direction, cela se répercutera à tous les niveaux de l'entreprise et l'approche en matière de gouvernance sera plus durable.

1. Culture de soutien: Une culture de soutien et non de blâme garantira aux gestionnaires de projet un environnement propice à leur épanouissement. Une culture de soutien, dirigée par le bureau de gestion de projet ou le directeur de projet, aidera les gestionnaires de projet à atteindre leurs objectifs et ceux du projet.

Que faire s'il n'y a pas de norme d'entreprise

De nombreux chefs de projet dans de petites organisations se retrouvent à gérer des projets dans un environnement favorable, où le concept de gestion de projet est accepté, mais sans les structures organisationnelles officielles en place.

Dans cette situation - et cela n’est pas exclusif aux petites organisations - vous allez concevoir votre modèle de gouvernance de projet à partir de zéro. S'il n'y a pas d'approche de gouvernance de projet que vous pouvez mettre sur le marché pour l'adapter à votre projet, vous devrez créer la vôtre.

Ce n’est pas aussi difficile que cela puisse paraître!

Commencez par configurer les bases:

• Créer un document sur les rôles et responsabilités
• Assurez-vous d'avoir un sponsor de projet
• Assurez-vous d'avoir un comité de projet ou un groupe de pilotage et organisez des réunions régulières pour lesquelles vous prenez et distribuez des procès-verbaux.
• Mettre en place un processus de gestion des risques
• Mettre en place un processus de gestion du changement
• Créez des points dans votre calendrier de projet où vous vérifiez la viabilité du projet par rapport aux objectifs initiaux de l'analyse de rentabilisation (la fin de chaque phase de la phase est le point naturel pour effectuer ces vérifications).

En fin de compte, il incombe au sponsor du projet de s’assurer qu’il existe une gouvernance adéquate, mais les responsables de projet peuvent également jouer un rôle actif à cet égard.

La gouvernance est peut-être l’un des sujets les plus arides de la gestion de projet, mais c’est l’un des plus importants. C’est la façon dont les équipes de direction savent que vous faites du bon travail et cela les rassure que le projet se déroule comme il se doit. Il fournit également les freins et contrepoids nécessaires pour que les gestionnaires sachent que l'argent est dépensé de manière appropriée et alignée sur l'analyse de rentabilisation.