Documents justificatifs pour une candidature

Lorsque vous postulez pour un emploi, un employeur peut vouloir plus d'informations qu'une simple copie de votre CV et de votre lettre de motivation. La société peut demander ce que l’on appelle des "documents justificatifs" pour compléter votre demande. Savoir quoi inclure et comment l'inclure vous aidera à rester dans la course pour le rôle.

Que sont les documents justificatifs?

Les pièces justificatives d’une candidature à un poste peuvent comprendre un curriculum vitae, une lettre de motivation, des transcriptions pédagogiques, des échantillons rédigés, des documents relatifs aux préférences des anciens combattants, des portfolios, des certifications, une liste de référence, des lettres de recommandation et d’autres documents spécifiés dans l’offre d’emploi. Les informations requises varient en fonction du poste et des exigences d'embauche de l'employeur.

Généralement, les employeurs spécifieront les documents qu’ils souhaitent voir inclus avec votre candidature. Si non, n'hésitez pas à demander au responsable du recrutement ou au représentant des ressources humaines quel type de pièces justificatives envoyer. Assurez-vous de suivre toutes leurs instructions sur ce qu’il faut envoyer et comment l’envoyer. (Par exemple, les relevés de notes officiels doivent généralement être envoyés directement de l'école ou de l'institution.)

Pourquoi les employeurs demandent-ils des documents justificatifs?

Obtenir de la documentation à l'appui des candidats aide les entreprises à évaluer les applications. Pour de nombreux employeurs, un CV (ou un CV et une lettre de motivation) fournit toutes les informations nécessaires. D'autres employeurs ont besoin de plus d'informations pour déterminer quels candidats ils vont interviewer et éventuellement engager.

La raison pour demander des informations est d'obtenir une image complète de vous en tant que candidat ou de fournir une confirmation des détails listés dans votre CV ou votre candidature. Par exemple, exiger une transcription comme documentation à l'appui permet aux employeurs de confirmer que vous avez obtenu votre diplôme, ainsi que votre moyenne.

Demander de la documentation peut également permettre de vérifier si les candidats peuvent suivre les instructions. Si une offre d'emploi indique que les candidats doivent soumettre une liste de références avec leur candidature, les responsables du recrutement peuvent classer tous les candidats qui n'ont pas fourni de références dans la pile des "non".

Liste des documents justificatifs

Vous trouverez ci-dessous une liste des pièces justificatives pouvant être demandées avec une demande d'emploi.

• CV
• Lettre de motivation
• Liste de référence
• Lettre de recommandation
• Transcription
• Portefeuille
• Exemple d'expression écrite (essai, articles ou autres échantillons d'écriture)
• Certificat de travail
• Certifications (certifications d'enseignement ou d'informatique, par exemple)

Comment soumettre une documentation justificative

Pour les employeurs, il est très pratique de rassembler toutes ces informations en une seule fois, que ce soit pendant le processus de candidature ou après un premier entretien. Il permet au responsable du recrutement de disposer de toutes les informations pertinentes sur les candidats et réduit les e-mails et les appels téléphoniques de suivi pour demander davantage de documents.

Les candidats peuvent trouver que la collecte et la soumission de documents sont moins pratiques et plus fastidieuses. Certains documents peuvent nécessiter un peu de fouille pour localiser. Par exemple, où est votre certification professionnelle en gestion de projets et qui pouvez-vous appeler pour obtenir une copie si vous ne trouvez pas la vôtre?

D'autres documents peuvent nécessiter un peu de travail à assembler. Par exemple, si vous soumettez une liste de références, vous devrez demander la permission de les utiliser comme référence et les informer qu'une personne de l'entreprise peut être en contact prochainement. Vous devez également les informer de la description de poste et leur rappeler vos compétences et qualifications pertinentes pour le poste, afin qu'elles puissent vous défendre efficacement.

Étiquetez vos documents avec votre nom

Étiquetez et nommez soigneusement tous les fichiers, y compris votre nom et des détails sur le contenu du document. Vos références, par exemple, pourraient être nommées "Sarah-Wong - Références" ou "Sarah Wong Références". Évitez simplement de les nommer «références», car les responsables du recrutement ont généralement beaucoup de fichiers et ne pourront pas identifier facilement votre documentation.

Suivez un modèle de dénomination cohérent pour tous les documents. Cela facilitera la tâche des recruteurs et des responsables du recrutement et donnera une première impression plus professionnelle.

Suivez les instructions dans l'affichage d'emploi

Une fois que vous avez réuni tous les documents justificatifs, suivez les instructions de l'employeur pour les soumettre. Les employeurs peuvent vous demander de télécharger des fichiers ou de les joindre par courrier électronique. Si les employeurs demandent des formats de fichiers spécifiques (PDF, par exemple), veillez à suivre ces instructions.

Soumettez tous vos documents à la fois, avec votre CV ou votre candidature. Si vous manquez quelque chose, essayez d’en obtenir une copie avant de soumettre votre demande. Epargnez-vous une étape et ayez des copies de tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour rechercher un emploi sur votre ordinateur, prêt à être compilé et envoyé.

Apporter de la documentation à un entretien d'embauche

Si l'entreprise demande à ce que des pièces justificatives soient apportées à l'entretien, apportez une photocopie de chacun des documents demandés avec vous afin de la laisser avec le responsable du recrutement. Assurez-vous également que vous avez tout le nécessaire pour emporter avec vous.

L'employeur peut demander les originaux de certains documents, tels que les transcriptions. Si c'est le cas, demandez-les à l'avance à l'institution auprès de laquelle vous les avez reçues.

Pour demander une copie d'un relevé de notes à un établissement d'enseignement, envoyez une demande écrite au registraire ou au bureau d'orientation et demandez à ce que votre relevé soit envoyé directement à l'employeur. Certaines écoles peuvent vous autoriser à demander une transcription par voie électronique, tandis que d'autres peuvent nécessiter une lettre officielle.

Les écoles facturent généralement des frais nominaux pour les relevés de notes, souvent entre 5 et 30 dollars. Pour plus d’informations sur les frais et autres exigences, consultez le site Web de votre école ou appelez directement le bureau pour vous renseigner.