Indemnité journalière

Les indemnités journalières sont en latin pour un jour ou pour chaque jour. Bien que l’indemnité journalière ait plusieurs sens, en ce qui concerne les ressources humaines, il s’agit de l’indemnité journalière versée aux employés pour les dépenses engagées pour un voyage d’affaires. Ces frais pourraient être liés à l’hébergement, aux repas, aux pourboires, au taxi et aux autres frais de transport terrestre. Les frais de déplacement journaliers accessoires comprennent également des éléments tels que le nettoyage à sec, la blanchisserie, l'utilisation du téléphone, le Wi-Fi et les conseils d'un préposé aux chambres.

Quand les tarifs journaliers ne s'appliquent pas

Un tarif journalier ne couvre pas le coût du transport aller-retour du lieu de travail de l'employé. Dans ce cas, les employeurs paient les frais de transport séparément - généralement directement à la compagnie aérienne, au train, au bus, etc. - ou les employés utilisent leur propre moyen de transport et sont remboursés en fonction du taux de remboursement du kilométrage IRS.

Exemples de remboursement des frais de voyage par l'employeur

Les employeurs paieront les frais de transport d'un employé séparément lorsqu'un employé travaillera dans un lieu de la même entreprise différent de celui où il travaille habituellement. Par exemple, le travail et le bureau d'un employé sont situés dans le Michigan, mais une fois par mois, ils se rendent en Pennsylvanie pour travailler pendant plusieurs jours dans un autre bureau régional.

Un autre exemple est le cas où un employé forme les nouveaux employés sur les sites de leur entreprise dans tout le pays et qu’une nuit est requise à chaque emplacement. Un autre exemple est un membre du personnel des ressources humaines qui travaille généralement au siège principal de la société, mais chaque fois que la société ouvre un nouvel emplacement, elle travaille pendant un certain temps sur le nouveau site pendant qu’elle embauche et fait venir du personnel.

Ces trois situations fonctionneraient bien si l’entreprise versait une indemnité journalière à l’employé en raison des déplacements fréquents ou longs. En tant que tels, les employés sont contents car ils ne doivent pas enregistrer toutes les dépenses et conserver leurs reçus comme preuve. Ils n'ont pas non plus besoin de passer du temps à remplir des rapports de dépenses.

Établissement des taux journaliers

Un employeur établit les taux quotidiens en fonction d'un certain nombre de facteurs. Celles-ci incluent le coût des frais de déplacement à divers endroits, la durée du séjour de l'employé en dehors du bureau et le tarif journalier fédéral en vigueur.

La plupart des employeurs utilisent le taux journalier fédéral et l’Administration générale des services généraux des États-Unis (GSA) est l’organe directeur qui établit les taux journaliers fédéraux chaque année le 1er octobre.

La GSA établit une politique de voyage comprenant des tarifs journaliers (mais uniquement) pour les employés fédéraux en déplacement officiel loin de leur lieu de travail local ou des zones de travail définies par leur agence. Les entreprises ont tendance à utiliser le taux journalier fédéral, car les paiements journaliers supérieurs au taux fédéral constituent un revenu imposable pour les employés sur leur formulaire W-2. Pour en savoir plus sur les subtilités des indemnités journalières et de la fiscalité, reportez-vous aux tarifs journaliers aux États-Unis, Droit des affaires et taxes.

Naturellement, les taux journaliers des employeurs sont normalement fixés à des montants différents pour des lieux différents et varient en fonction du niveau des frais de déplacement supportés par l'employé. Les employés qui se rendent à Las Vegas, NV, par exemple, reçoivent environ un tiers du montant de l’indemnité journalière qu’un employé qui se rendrait à New York recevrait en fonction des dépenses locales (tarif fédéral).

Avantages du tarif journalier

Les employés n'ont pas le temps qu'ils consacreraient autrement au suivi des dépenses, à la conservation des recettes et à la rédaction des rapports de dépenses lors de leur retour au bureau. Les employés sont autorisés à conserver l’argent qu’ils ne dépensent pas pendant leurs voyages, ce qui peut encourager l’épargne et décourager les dépenses excessives.

L'employeur en bénéficie parce qu'il n'a pas à passer du temps à son personnel pour passer en revue les dépenses, vérifier le montant dépensé et le temps consacré par l'employé à remplir des écritures. Essentiellement, l'employeur affirme avoir budgétisé le montant d'argent qu'il est prêt à dépenser pour les déplacements de ses employés. L'employé a été informé avant d'engager les dépenses.

Le processus d'indemnité journalière peut générer des économies substantielles pour l'employeur par opposition aux entreprises qui paient les dépenses réelles des employés. Et bien sûr, il est imprudent et anti-employé de s'attendre à ce que les employés couvrent leurs propres dépenses lorsqu'ils se déplacent pour des raisons professionnelles légitimes.

Emploi quotidien

Dans certaines professions et industries, les indemnités journalières peuvent également faire référence à des emplois temporaires et à court terme. Cet horaire quotidien comprend généralement plusieurs jours d’emploi pour un employé indemnité journalière à qui il est demandé de remplacer un employé malade ou en congé. Deux exemples sont les enseignants suppléants et les travailleurs de la santé rémunérés à la journée.