Comment faire des commentaires pour aider les employés à développer leurs compétences

Les gestionnaires sont constamment informés qu'ils doivent féliciter leurs employés et leur faire part de leurs réactions. Ces choses semblent être la même chose.Après une présentation, un projet ou une vente, le «Grand travail!» Est un éloge et des commentaires. Ou est-ce vraiment?

S'adressant à Rajeev Behera, PDG de la plateforme de gestion de la performance Reflektive, il a déclaré: «Louange, par définition, exprime l'approbation ou l'admiration de quelque chose ou de quelqu'un. Les commentaires, en revanche, sont des informations sur les performances d’une personne d’une tâche utilisées comme base d’amélioration. En d'autres termes, les commentaires et les éloges peuvent être positifs, mais les commentaires sont toujours conçus pour améliorer les performances."

Alors, qu'est-ce que cela signifie pour un manager? Comment pouvez-vous vous assurer que vous ne faites pas que des éloges, mais aussi des commentaires positifs ou constructifs? Voici plusieurs suggestions.

Demandez à vos employés quels sont leurs objectifs

Vous connaissez sans aucun doute les objectifs de performance de vos employés: quels objectifs de vente ils sont censés atteindre, combien de fichiers ils sont censés traiter chaque jour ou quel que soit l'objectif de votre employé. Mais, assurez-vous de leur demander également quels sont leurs objectifs de carrière personnels.

Cela vous aidera à cibler vos commentaires. Behera recommande de prendre ces objectifs et de les diviser en tâches et compétences réalisables afin qu'ils ne restent pas vagues. Par exemple, si l'objectif de votre employé est de «donner de meilleures présentations», vous voudrez préciser les compétences nécessaires.

Décomposer les compétences nécessaires a permis de les obtenir.

• Parlant avec confiance et clarté.
• Créer des diapositives PowerPoint qui transmettent des données mieux que des mots.
• Répondre aux questions des participants à la réunion.
• Gardez la réunion concentrée en redirigeant les participants vers le sujet principal.

Ensuite, lorsque vous souhaitez féliciter un employé pour son excellente présentation, revenez à ces objectifs. Ainsi, par exemple, au lieu de dire: «Excellent travail!», Dites: «Vous étiez confiant avec ces données. Vous saviez exactement de quoi vous parliez et tout le monde à la réunion pouvait dire que vous étiez également préparé. "Ou:" Vos diapositives étaient bien faites. Les graphiques décrivent les données de manière simple à comprendre."

Notez que vous n'êtes pas seulement spécifique, mais que vous vous concentrez également sur les domaines que votre employé doit améliorer.

Avoir des réunions individuelles régulières

Si vous souhaitez donner une rétroaction positive à vos employés, vous avez besoin de temps pour le faire. Bien entendu, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas simplement attraper un employé dans le couloir et lui dire: «Vous avez si bien géré cette cliente, à quel point vous étiez attentif aux questions qu'elle n'aurait peut-être pas réalisées. ”

Behera recommande une réunion hebdomadaire avec chaque employé. Une réunion individuelle hebdomadaire est pratique pour certains groupes et pas pratique pour d'autres. Mais, quel que soit l'horaire que vous choisissez, vous devez rencontrer l'employé assez souvent pour que celui-ci en profite.

Si vous conservez toutes les informations jusqu'à l'évaluation de fin d'année, elles n'auront pas beaucoup de sens pour l'employé à ce moment-là et cela ne l'aidera pas autant qu'un retour d'information plus fréquent. Si vous vous assoyez en décembre et dites: «La refonte de votre rapport que vous avez effectuée en mai était vraiment géniale. Il est facilement lisible maintenant. ”Est agréable et louable. Mais vous auriez dû dire cela il y a huit mois - à un moment où cela aurait eu un impact immédiat sur le comportement de l'employé.

Les premières réactions permettent à l'employée de savoir qu'elle est sur la bonne voie et qu'elle devrait utiliser les mêmes stratégies dans d'autres domaines. Et franchement, vous allez oublier (et l’employé aussi) beaucoup d’actions qui méritaient d’être rappelées si vous ne donnez que des commentaires une ou deux fois par an.

Qu'en est-il du sandwich de commentaires?

Quiconque travaille dans les domaines de la gestion ou des ressources humaines a entendu dire que vous devriez mettre en sandwich une mauvaise rétroaction entre deux niveaux de bonne rétroaction. Ainsi, par exemple, vous dites: «Jane, vous avez fait un excellent travail pour cette présentation. Cependant, vous étiez en retard de trois jours sur cinq la semaine dernière et j'aime beaucoup votre signature électronique."

De toute évidence, ce sont des commentaires pourris, et cela n’est fait que parce que le responsable s’est senti obligé de prendre en compte les commentaires négatifs. Cela ne fonctionne jamais parce que, une fois que l'employé a entendu les commentaires négatifs, il ne manque plus rien de ce que vous pourriez avoir à dire.

Vous n'avez pas besoin de vous inquiéter du sandwich de feedback; ce n'est pas un retour efficace. Donnez une bonne rétroaction lorsque l'employé l'a bien mérité et donnez une rétroaction négative si nécessaire. Vous devez fournir des commentaires négatifs de la même manière. Tout comme «le bon travail» ne transmet aucune information utile, le «mauvais travail» ne le fait pas non plus.

Comment faire des commentaires sur le développement

Essayez donc de donner un feedback comme celui-ci: «Vous vouliez travailler avec plus de confiance pour faire vos présentations. Vous ne pouviez pas répondre aux questions de Jane et Steve lors de la dernière réunion.

"La prochaine fois, essayez d'anticiper les questions que les gens vous poseront afin que vous soyez préparé avec des réponses. Toutes les questions n'étant pas prévisibles, il est donc correct de dire:" Je ne sais pas, mais je le découvrirai et vous contacterai ". quand vous ne connaissez pas la réponse."

Ou encore: «Vous vouliez créer des présentations plus intéressantes. Vos diapositives étaient principalement des points de balle que vous avez lus. La prochaine fois, souvenez-vous que vous ne voulez pas poster tout ce que vous allez dire. Essayez d’utiliser des diapositives pour visualiser les données. Asseyons-nous ensemble mardi prochain pour examiner vos diapositives ensemble.

Si vous avez d'excellents commentaires à faire, vous pouvez les inclure avec les commentaires négatifs, mais vous n'avez pas besoin de les forcer à prendre un sandwich. Le défi le plus important est de donner des commentaires négatifs et positifs cohérents. Si votre employé sait que le retour d’aujourd’hui est négatif mais que celui de demain sera positif, c’est bien.

Pourquoi s'inquiéter de cela?

La gestion ne consiste pas seulement à frapper les chiffres, donc la haute direction est heureuse. Il ne s'agit pas uniquement des éloges et de la gratitude que vous offrez aux employés lorsqu'ils font du bon travail.

La gestion consiste également à développer, motiver et encadrer les employés. Une rétroaction correctement utilisée peut faire cela, faire de votre département un endroit où il fait bon travailler et améliorer vos chiffres dans l’ensemble. Tout le monde peut bénéficier de commentaires spécifiques.

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Suzanne Lucas est une journaliste indépendante spécialisée dans les ressources humaines. Le travail de Suzanne a été présenté dans plusieurs publications telles que Forbes, CBS, Business Inside r et Yahoo.