Rôles et responsabilités d'un responsable de réunion

Le responsable de la réunion est l'employé responsable de la planification, de l'organisation, de la gestion des détails et de l'invitation des participants à une réunion. Il s’agit de l’employé responsable de l’avancement de la réunion. Ils agissent avant, pendant et après la réunion pour que celle-ci atteigne ses objectifs.

Qui dirige la réunion?

Le responsable de la réunion est la clé du succès des réunions et des équipes. L'employé qui sert de responsable de la réunion est d'une importance cruciale. Lors de certaines réunions, le chef est le chef de département, le chef d’équipe ou la personne désignée par la direction pour diriger une initiative. Ces employés ont été sélectionnés pour leur rôle de leadership en raison de leurs compétences perçues en tant que gestionnaire ou dirigeant.

D'autres fois, un employé peut devenir naturellement le chef. Ces dirigeants sont des employés que les autres employés admirent et respectent. En d’autres occasions, une équipe peut décider de faire alterner le rôle de leadership entre tous les membres. Cela permet à tous les membres de l'équipe de continuer à développer leurs compétences en tant que responsables de réunions et à la création de réunions réussies en général.

Responsabilités du responsable de la réunion

Vous trouverez ci-dessous les principales responsabilités d’un responsable de réunion.

• Détermine le but, la tâche ou le but à accomplir. C’est souvent une tâche ou une partie de la description de travail du chef.
• Décide si une réunion est la meilleure méthode possible pour atteindre le but ou l'objectif ou atteindre le résultat souhaité. Répondez à la question: une réunion est-elle nécessaire?
• Détermine qui doit aider à planifier la réunion.
• En équipe ou en tant que leader, décide de l’ordre du jour de la réunion. (Dans les réunions en cours, cette tâche est accomplie à la fin de la réunion en cours.)
• Détermine la date, l'heure et le lieu le plus souvent à l'aide d'un calendrier d'organisation partagé.

• Réunit les travaux préliminaires tels que la lecture, les informations financières, l’historique, les comptes rendus de réunions d’équipe, etc.
• Invite les participants et distribue les devoirs et les travaux préparatoires en laissant le plus de temps possible pour que les participants se préparent à la réunion.
• S'assure que la réunion dispose d'un greffier ou d'un secrétaire chargé de consigner les débats et les engagements, actions et décisions. Nommer un chronométreur, le cas échéant, pour le bon déroulement d'une réunion.
• Peut utiliser un brise-glace pour réchauffer les participants et créer un environnement dans lequel les participants à la réunion communiquent aisément et échangent des idées et des informations.

• Arrive tôt et dirige la réunion en la surveillant du déroulement du travail et en impliquant tous les participants afin que chacun ait le sentiment que leur présence était essentielle à la réunion. Cela garantit leur participation à la prochaine réunion
• Ajoutez du piquant à la réunion d’entreprise afin que les participants ne se sentent pas ennuyés et ennuyeux. Que vous utilisiez des brise-glace, de l'humour ou des exemples amusants, aucune réunion ne devrait se terminer sans rire.
• Veille à ce que les étapes et actions suivantes soient attribuées et traitées.
• Compte rendu de la réunion et planifie l’ordre du jour de la prochaine réunion.

• Faites un suivi avec les participants entre les réunions pour vous assurer que les actions sont sur la bonne voie et pour offrir de l'aide et / ou des ressources si le volontaire a des problèmes.

Rôles de chef supplémentaires

Le responsable de la réunion assume ces responsabilités, mais a également des rôles liés à la communication, aux rapports et aux performances de ses coéquipiers.

Chaque membre d'une équipe ou d'une réunion qui est interfonctionnelle a l'obligation de tenir son département ou sa fonction informé des activités et du déroulement d'une réunion ou d'une équipe en cours. Ils ont également la responsabilité de demander l'avis de collègues qui ne font pas partie de l'équipe ni de la réunion. Tous les employés ne peuvent pas assister à chaque réunion.

Le responsable a également la responsabilité de maintenir les cadres supérieurs impliqués et informés grâce à une communication et à un retour d'information efficaces. Développer la propriété des employés en dehors de l’équipe ou de la réunion, en particulier des responsables d’organisation, garantit que l’équipe ou la réunion réussit à développer, mettre en œuvre et intégrer ses solutions ou idées.

Si un participant à la réunion ne se comporte pas de manière efficace pendant la réunion, le responsable a la responsabilité de corriger le comportement au moyen de techniques de conduite efficaces lors de la réunion et d'un coaching efficace en dehors de la réunion. Un participant à la réunion qui monopolise la réunion avec ses opinions ou critique les autres membres pour la leur doit être corrigé avant que la personne ne sabote le succès de la réunion.

Ces actions sont nécessaires jusqu'à ce que les participants à la réunion atteignent un niveau de confort et de maturité leur permettant d'assister le responsable en agissant comme des événements inefficaces et des membres dysfonctionnels interrompant les progrès.

Un responsable de réunion efficace ne garantit pas la réussite d’un projet ou d’une équipe, mais il joue un rôle déterminant dans la réussite des projets, des services, des réunions ou des équipes.

Les procès-verbaux des réunions contribuent efficacement à la réussite des réunions lorsque les procès-verbaux sont rédigés de manière appropriée et distribués en temps voulu.