Plan de communication sur les avantages sociaux des employés

Selon des études menées par ADP, un des principaux fournisseurs de services de gestion des ressources humaines et de gestion de la paie, 80% des décideurs en ressources humaines estiment qu’il est important que les employés comprennent toutes les options qui leur sont offertes. Malheureusement, ils estiment que seulement 60% de leurs employés le font. Cela indique une rupture entre les attentes des dirigeants des ressources humaines et le fait que de nombreux employés ne comprennent pas la valeur des avantages offerts par leur employeur.

Vos employés savent-ils quels avantages votre entreprise offre? Communiquez-vous cela aux employés existants ou est-ce quelque chose qu'ils ne voient que lors du recrutement et de l'intégration? Avez-vous un plan de communication des avantages pour les tenir au courant afin qu'ils ne soient pas attirés par la concurrence?

Changer une variété d’avantages sociaux

Les employeurs consacrent beaucoup de temps et d'argent à faire en sorte que leurs employés bénéficient des meilleurs avantages possibles. Il s’agit de faire en sorte que les employés soient heureux et en bonne santé afin d’être productifs au travail. Selon les recherches les plus récentes, les entreprises américaines dépensent environ 0,43 USD pour chaque dollar de masse salariale réservé aux avantages sociaux des employés, notamment les assurances santé, dentaire, vision et prescription, assurance vie, fonds de retraite, stock-options, congés payés et employés. programmes d'assistance.

Ces chiffres ne tiennent même pas compte des nombreux autres avantages et avantages dans lesquels les entreprises investissent pour améliorer le lieu de travail, tels que la flexibilité des horaires, les programmes de réduction pour entreprises et les tenues de travail décontractées. Et les avantages ne cessent d'augmenter. Dans une édition spéciale de 20 ans de son rapport de recherche annuel sur les avantages du personnel, publié en 2016, la Society for Human Resources Management a publié son Rapport de recherche 2016 sur les avantages sociaux des employés, a noté que, par rapport aux années 90, les employeurs offrent aux employés un ensemble d'avantages bien plus riche que jamais - en essayant d'augmenter les taux de rétention et d'améliorer les efforts de recrutement dans un marché concurrentiel.

Communiquer les avantages sociaux

Le problème est que les entreprises ne font pas assez pour communiquer la valeur de leurs programmes afin que les employés en soient conscients ou comprennent leurs options. Trop d'entreprises limitent souvent leurs efforts de communication à des moments précis, par exemple pendant les périodes de recrutement, d'intégration ou d'inscription ouverte.

La bonne nouvelle est que, dans le monde actuel axé sur la technologie, il existe de nombreuses façons de communiquer les avantages sociaux des employés à vos employés. Il est important de noter que chaque employeur voudra évaluer comment les employés préfèrent être informés et ensuite élaborer des plans pour exploiter ces ressources lors de la création de communications. Poursuivez votre lecture pour découvrir les différentes manières dont les employeurs partagent l’information sur les régimes d’avantages sociaux avec les employés.

Matériaux imprimés

Des pages imprimées simples aux campagnes marketing à grande échelle, de nombreuses entreprises se tournent vers la documentation écrite et imprimée pour partager les informations sur les avantages du groupe d'employés. Cela peut s'avérer très efficace car les informations peuvent être rapidement diffusées à tous les employés à tout moment de l'année. Les communications marketing peuvent également être renforcées pendant les heures de pointe, telles que l'inscription ouverte et le traitement d'intégration des employés. De plus, la documentation écrite et imprimée des informations sur les avantages peut être modifiée à mesure que les régimes changent.

Il est important de noter que toute la documentation écrite doit inclure l'accès à une explication détaillée des avantages fournis par les administrateurs du régime. Créez un ensemble de documents imprimés sur les avantages sociaux pour les employés comprenant des barèmes de taux et des montants de couverture, ainsi qu'un ensemble distinct de documents conçus pour fournir aux candidats des informations de base sur les avantages avant leur recrutement. Si votre lieu de travail est multiculturel, vous pouvez également créer un ensemble de documents traduits dans d'autres langues pour faciliter la communication des avantages à tous les employés.

Réunions d'information

Qu'elles soient gérées de manière informelle ou via des sessions formelles animées par les administrateurs de votre régime, les réunions sur les avantages peuvent être un moyen efficace d'obtenir rapidement des informations sur le régime et des questions. Faites-en une politique selon laquelle tous les nouveaux employés auront la possibilité de parler à un administrateur de régime avant de choisir les avantages pour l'année à venir.

Votre administrateur des avantages sur site peut également être disponible pour planifier des réunions avec les employés s'ils ont des questions spécifiques sur l'utilisation de leurs avantages. Cela peut être particulièrement important s’il ya des problèmes de réclamations. Lors de l'inscription ouverte, assurez-vous que l'équipe administrative de votre plan est également disponible pour mener des discussions afin de mettre en évidence les mises à jour importantes du plan d'avantages et d'encourager davantage d'employés à participer aux offres de groupe.

Méthodes de communication numérique

Nous vivons maintenant dans un monde où la communication numérique est devenue la norme. La communication numérique comprend les courriels, la messagerie texte, la messagerie instantanée, les applications mobiles, etc. Pensez à la manière dont vous pouvez régulièrement informer vos employés des informations sur les avantages qui leur sont offerts afin de leur rappeler tous les avantages dont ils disposent.

Par exemple, au cours de la première partie de l'année, bon nombre de vos employés songeront à se mettre en forme, à perdre du poids ou à adopter d'autres habitudes plus saines. Utilisez ce temps pour partager des informations sur le programme de bien-être de l'entreprise ou sur l'engagement de l'entreprise à aider ses employés à arrêter de fumer. Pendant les mois d'été, lorsque les activités de plein air augmentent et que les enfants ne sont pas scolarisés, vous voudrez peut-être donner des informations sur la sécurité au soleil et les avantages familiaux.

Une bonne règle de base lors de l’utilisation de la communication numérique est de garder la messagerie brève et précise.

Portails et sites Web d'avantages sociaux

Les sondages d'ADP indiquent que neuf grandes entreprises sur dix, et sept entreprises de taille moyenne sur dix, disposent d'un portail Web d'avantages sociaux pour héberger des informations et des ressources sur les avantages sociaux des employés. C'est un moyen sûr pour les employeurs de partager des informations importantes sur les avantages et des instructions pour s'inscrire à des régimes d'avantages. Les sites Web d'avantages sociaux doivent être chiffrés au plus haut niveau possible et conçus avec un processus d'authentification unique pour protéger les informations personnelles sur la santé et d'autres données, verrouillées derrière les informations d'identification de l'utilisateur.

Tirer le meilleur parti d'un portail de site Web pour la communication d'avantages peut inclure:

• Mise en place d'un système simple pour accéder au portail en ligne et via des appareils mobiles
• Ajouter un contenu précieux qui se rapporte aux avantages et aux objectifs de bien-être des employés
• Fournir un numéro de téléphone central où les employés peuvent obtenir de l'aide en direct
• Partage des mises à jour et des documents de plan pouvant être téléchargés à la demande
• Lier le site Web des avantages sociaux à l'intranet de l'entreprise
• S'assurer que le site Web est conforme à 508 afin que tous les employés aient accès
• Inclure du contenu facile à traduire dans d'autres langues
• Ajout d'un glossaire de terminologie de base sur les prestations et d'une bibliothèque de sujets sur les prestations

Communications de réseau social

Les réseaux sociaux peuvent également être un moyen très efficace de communiquer les avantages sociaux des employés. De nombreux employés trouvent que c'est une façon conviviale de gérer les ressources humaines. Chaque entreprise doit avoir accès à sa propre page d'entreprise ou au moins en créer une afin de communiquer des mises à jour importantes, notamment des informations sur les régimes d'avantages sociaux.

Choisissez parmi l'un des principaux réseaux de médias sociaux tels que Facebook ou Twitter pour permettre le plus grand nombre de choix de partage et de contenu. Attribuez à un administrateur des avantages et à un membre de l'équipe marketing le soin de créer ensemble des messages sur les avantages qui encouragent la participation aux plans de groupe. Partagez des conseils sur la santé et le bien-être, des conseils sur la responsabilité financière et des mises à jour des périodes d’inscription. Incluez des exemples de réussite et des photos d’employés qui atteignent leurs objectifs de mieux-être.

État de la rémunération totale

Afin de renforcer l'impact de la communication des avantages, il est conseillé à votre entreprise d'envoyer au moins un relevé annuel de la rémunération totale à tous les employés. Il s'agit d'un document organisé en fonction du salaire, des avantages et des autres avantages offerts par l'entreprise aux employés. C'est un document écrit qui montre en noir et blanc combien l'entreprise investit dans chaque employé.

Comme en témoignent les recherches, de nombreux employés ne réalisent pas à quel point le lieu de travail leur est bénéfique, de sorte qu'un relevé de rémunération global peut créer un dialogue constructif entre vous et les employés.Si vous ne savez pas comment créer un décompte total des récompenses ou un relevé de rémunération, contactez un fournisseur tiers pour organiser toutes vos données dans un seul document central. Fournissez une copie par courrier postal de la déclaration de rémunération totale ainsi qu'une copie numérique que vous pouvez envoyer par courrier électronique aux employés.

Pratiques exemplaires supplémentaires

Lors de la préparation du matériel, évitez le jargon. En fait, ne présumez pas que les employés comprennent même la terminologie de base des avantages. Lorsque vous communiquez avec vos employés, gardez les choses simples et dans des termes qu’ils peuvent comprendre. Si des concepts complexes nécessitent des explications supplémentaires, utilisez votre portail Web pour créer un glossaire terminologique qu'ils peuvent réviser en cas de besoin.

Il est important de planifier le plus tôt possible avant les périodes de pointe d'inscription afin d'augmenter les chances que les employés comprennent leurs avantages. Utilisez une variété de supports car chaque génération et chaque culture absorbent les informations différemment.

Demandez l’aide de l’administrateur de votre régime d’avantages sociaux lors de la collecte de documents supplémentaires, notamment de matériel de marketing et de documents de synthèse du régime. Soyez créatif et gardez les avantages sociaux des employés amicaux. Vous aurez plus de succès dans le transfert de la valeur des avantages vers vos employés afin qu'ils profitent de ces avantages de l'emploi.