Obtenir le soutien du leadership exécutif en gestion de projet

Les chefs de projet ont un travail difficile. Par la nature de leur rôle, ils assument la responsabilité de former une équipe efficace pour poursuivre et réussir de nouvelles initiatives. Parce que les projets englobent tout le travail effectué dans une entreprise, qu'il s'agisse d'initiatives temporaires et uniques ou de la routine des opérations quotidiennes, chaque projet est une nouvelle aventure.

Ajoutez à cela que les projets sont notre façon d'innover; comment nous exécutons notre stratégie et comment nous développons l’infrastructure et les capacités de notre organisation, il est évident que les hauts dirigeants doivent faire tout ce qui est en leur pouvoir pour soutenir les chefs de projet de leur entreprise.

L'un des facteurs les plus importants pour la réussite du projet est la présence d'un sponsor exécutif efficace et engagé. Ce poste a longtemps été associé au succès des projets dans les études sectorielles. Pourtant, une revue de la littérature décrivant les pratiques actuelles en matière de parrainage suggère que nous avons encore beaucoup de chemin à parcourir pour institutionnaliser la présence et les pratiques du rôle de sponsor dans nos organisations. Un peu de contexte est approprié. Tout d’abord, passons en revue les principales responsabilités du sponsor.

Principales responsabilités du sponsor principal d’un projet

• Assumer la responsabilité du résultat d'un projet. (Ce point est souvent décrit comme une responsabilité partagée avec le chef de projet.)
• Charte le projet et confère l'autorité au chef de projet et aux membres de l'équipe principale.
• Soutenez l'équipe de projet pour les ressources et la visibilité.
• S'assurer de la présence et du soutien des valeurs efficaces de l'équipe, y compris la responsabilité et la transparence.
• Soutenez l'équipe face à des difficultés extraordinaires.
• Coach le chef de projet.
• Défendre l'équipe du projet contre les interférences organisationnelles.

Qu'advient-il lorsque le sponsor exécutif est hors de l'image

En l'absence d'un sponsor exécutif favorable, toutes les responsabilités susmentionnées incombent au chef de projet, déjà surchargé, qui manque généralement de la bande passante et du poids politique pour accomplir ces tâches. L'absence d'un sponsor efficace augmente le risque de problèmes liés au projet, notamment les suivants: échec, performances sous-optimales par rapport aux objectifs de temps, de coûts et de qualité et augmentation des turbulences au sein de l'équipe.

En termes simples, la présence d'un sponsor exécutif efficace est un facteur de différence positif pour le travail complexe consistant à mener à bien nos initiatives temporaires et uniques les plus importantes. Étant donné l’importance évidente de ce rôle, il peut être raisonnable de supposer que la plupart des organisations prennent au sérieux leur travail avec les sponsors exécutifs. Malheureusement, un peu de temps passé dans le monde réel suggère le contraire.

Un aperçu de la façon dont nos organisations traitent le rôle de sponsor exécutif

En tant qu’instructeur diplômé en gestion de projets, j’ai la chance d’apprendre régulièrement sur les pratiques de gestion de projets des employeurs de mes étudiants dans une grande région métropolitaine. Des entreprises Fortune 100 aux petites entreprises en démarrage et aux organisations à but non lucratif, les organisations représentées représentent un échantillon représentatif de notre économie.

Bien qu'il soit raisonnable de s'attendre à une époque où les pratiques de gestion de projet sont bien établies, la plupart des entreprises afficheraient des pratiques éprouvées autour du rôle de sponsor exécutif, mais en réalité, la situation est exactement le contraire. Quelques conclusions non scientifiques de mon enquête informelle annuelle auprès des étudiants du MBA sur le rôle du sponsor principal dans leur entreprise:

• En moyenne, plus de cinquante pour cent des étudiants déclarent que leur entreprise n’a aucune pratique formelle en matière de parrainage de dirigeants.
• Peu d'entreprises ont une formation formalisée ou une description normalisée du rôle et des responsabilités du sponsor.
• À ce jour, aucun étudiant n’a déclaré que son entreprise offrait une formation à ses dirigeants.
• Il y a peu d'accord cohérent sur la responsabilité du sponsor pour la réussite du projet.
• Lorsque les étudiants interrogent les chefs de projet de leur entreprise au sujet de leur satisfaction à l'égard des performances et du soutien de leurs sponsors, la majorité des personnes interrogées ont exprimé leur frustration.

Un examen d’enquêtes plus formalisées auprès d’associations industrielles et de sociétés de conseil privées renforce la validité générale de la contribution de mes étudiants. Et même si l'état actuel de la pratique en matière de parrainage de dirigeants peut laisser des améliorations, les responsables de projets n'ont d'autre choix que de continuer à aller de l'avant avec leurs initiatives. Cependant, les gestionnaires de projet peuvent prendre certaines mesures pour recruter le soutien indispensable des dirigeants.

Comment obtenir un soutien exécutif pour votre projet

1. Recruter un sponsor. Si votre projet a des implications stratégiques pour votre entreprise, que ce soit directement pour les clients ou indirectement en permettant des activités internes plus efficaces pour soutenir les clients, vous devez recruter un sponsor. Collaborez directement avec votre responsable des rapports ou le responsable de votre bureau de gestion de projets pour renforcer l’importance du projet et demander de l’aide. Soulignez le rôle et les responsabilités du sponsor identifiés ci-dessus, et indiquez une recherche de l'industrie qui établit un lien entre la réussite du projet et le parrainage effectif.

1. Entraînez votre sponsor. Insistez sur le rôle stratégique, non tactique ou représentatif. La plupart des cadres assument le rôle de sponsor sans formation officielle ni même dans le contexte de leurs responsabilités. Bien que vous ayez le rôle un peu délicat de former un dirigeant, la plupart de ces personnes apprécieront votre contexte et vos conseils. Les questions de responsabilité, de renforcement des valeurs et de protection de l’équipe devraient être votre priorité lors de l’intégration de votre sponsor exécutif.
2. Engagez-vous activement et impliquez votre sponsor. Les meilleures relations entre les chefs de projet et les sponsors sont très interactives. Il est important que les deux parties établissent un protocole de communication clair permettant de mettre à jour les activités du projet, ainsi que de signaler les situations d’urgence et d’y répondre. Le responsable de projet doit encourager le sponsor principal à assister de temps en temps aux réunions de statut ou d'équipe afin de démontrer un intérêt sincère et de faire office de pom-pom girl active au sein de l'organisation pour le succès de l'équipe.

1. Demandez l’aide de votre sponsor pour l’encadrement. Il est toujours utile de pouvoir compter sur une personne plus expérimentée que vous, qui offre des commentaires et des conseils constructifs et positifs sur votre performance. Faites savoir à votre parrain que vous souhaitez accueillir cette contribution dans votre volonté d’améliorer et, quand elle sera reçue, acceptez-la avec grâce.
2. Exploitez soigneusement le sponsor pour les gros problèmes. Veillez à ne pas trop voir ou sponsoriser votre sponsor sur des questions tactiques. L’utilisation optimale de votre parrain consiste à sécuriser des ressources; servir de porte-parole de l'équipe de projet auprès du groupe de gestion plus large et vous aider à renforcer les valeurs essentielles de l'équipe. Le chef de projet doit respecter un certain équilibre lorsqu'il songe à faire participer le sponsor aux activités de l'équipe.

Le résultat final

Le rôle du sponsor exécutif est l’une des pièces essentielles du succès des initiatives de projet. Les chefs de projet qui ont du succès comprennent l’importance de ce rôle et s’efforcent d’obtenir le soutien de la direction au niveau et à l’intensité appropriés. Si le rôle du sponsor est absent ou vague, prenez la responsabilité de recruter et de former vos sponsors exécutifs pour vous soutenir, ainsi que votre équipe et votre entreprise.