Simplifier et accélérer la prestation de services de ressources humaines

Les responsables des ressources humaines constituent une source importante de soutien et de réconfort pour les employés, tant dans leur vie personnelle que professionnelle. Les ressources humaines sont une activité de service. Ce service consiste notamment à aider les employés à progresser dans leur carrière et à résoudre les problèmes entre les employés et leurs superviseurs.

Les RH les soutiennent également lors de certains des événements les plus importants et les plus mémorables de leur vie, notamment le mariage, l'accouchement et la lutte contre une maladie grave.

Mais trop souvent, les services administratifs de routine, tels que répondre sans cesse aux mêmes questions ou effectuer des transactions simples, représentent la majeure partie du temps consacré aux ressources humaines.

Réduire la charge de travail administrative

Pour réduire cette charge administrative, il est essentiel de former les employés à devenir plus autonomes et d’automatiser des tâches plus banales.C’est là qu’appliquer une approche de gestion des services peut être utile. La gestion des services simplifie la prestation des services administratifs de routine, libérant du temps nécessaire pour se concentrer sur des activités de grande valeur.

L'organisation RH typique dispose probablement de systèmes de gestion des données relatives aux employés et des activités liées à la paye. Cependant, il n’a probablement pas de système automatisé pour traiter les demandes des employés et les traiter.

Considérez ce qui se produit lorsqu'un employé reçoit une convocation au jury: il est probable que l'entreprise se fie toujours à des formalités administratives ou à une chaîne de courriels pour traiter la demande de l'employé qui souhaite s'absenter du travail.

Les interactions des employés étant généralement suivies à l'aide d'e-mails et de feuilles de calcul, les demandes des employés sont souvent ignorées ou négligées. Des erreurs se produisent alors, créant une frustration supplémentaire et un travail supplémentaire pour les ressources humaines.

Avec le courrier électronique, il n’ya pas de moyen facile de savoir si une demande est bloquée ou de localiser et d’éliminer les goulots d’étranglement des processus. De même, il est difficile d’analyser et de répondre aux besoins des employés - par exemple, identifier les informations fréquemment demandées et s’assurer de leur disponibilité en ligne.

Les processus administratifs manuels frustrent les employés et pèsent énormément sur les équipes des ressources humaines. Un sondage récent révèle que les employés des RH consacrent en moyenne 12 heures par semaine au traitement des appels et des courriels courants des employés.

Approche de gestion des services pour répondre aux besoins des employés

L'approche de gestion des services élimine ces processus fastidieux et fastidieux. Il ne remplace pas simplement le courrier électronique - il transforme la manière dont les ressources humaines interagissent avec les employés.

Pensez à la gestion des services comme la combinaison parfaite d’assistant administratif et de gestionnaire de projet. Il répond instantanément aux demandes des employés, fait progresser les dossiers, automatise des processus manuels répétables et gère même des activités interministérielles complexes telles que l'intégration et la désintégration des employés.

La gestion des services n’oublie jamais les erreurs et ne les commet jamais. Elle fait toujours le suivi auprès des employés pour que les choses se fassent et vous permet de savoir s’il ya un problème qu’il ne peut pas résoudre. Il vous indique également où vos employés passent leur temps - vous pouvez ainsi optimiser le déploiement des ressources et optimiser la productivité.

La gestion des services ne remplace pas votre système actuel de gestion du capital humain. Elle s’intègre à ce système et s’ajoute à lui pour vous donner une visibilité et un contrôle du travail que vous effectuez probablement principalement par courrier électronique aujourd’hui.

Il offre également le même niveau de visibilité aux employés. Ils peuvent voir l'état d'avancement de leurs demandes plutôt que de sentir que leurs demandes ont disparu dans un trou noir peu de temps après leur soumission.

Donner aux employés la possibilité de superviser l’évolution de leurs demandes réduit considérablement le nombre de courriers électroniques de suivi, d’appels téléphoniques et de visites en personne frustrés, ce qui allège davantage la charge de travail administratif des RH.

Avantages d'une approche de gestion de service

La gestion des services commence par la mise en place d'un portail Web sur les ressources humaines où les employés peuvent trouver des informations sur les ressources humaines et demander des services de ressources humaines. Idéalement, les employés peuvent accéder à ce portail depuis leur ordinateur de bureau, leur ordinateur personnel, leur ordinateur portable, leur smartphone ou leur tablette.

Cela leur permet de prendre en charge leurs besoins fondamentaux en ressources humaines, tels que l’inscription aux avantages sociaux ou les mises à jour des changements de statut. Les employés choisissent simplement les services dont ils ont besoin dans un catalogue de services ou recherchent des informations dans la base de connaissances du portail.

Lorsqu'un employé soumet une demande via le portail, le système de gestion des services crée automatiquement un cas et le dirige tout au long du processus d'exécution. Cela comprend l'affectation du dossier au spécialiste des ressources humaines approprié, le routage automatique du dossier d'une personne à l'autre au fur et à mesure de l'achèvement de chaque étape et la gestion d'un historique complet du dossier.

Vous pouvez également étendre ce service à d'autres départements. Par exemple, les systèmes de gestion des services peuvent configurer automatiquement des comptes informatiques ou demander un espace de bureau pour les nouveaux employés dans le cadre du processus d'intégration.

Le système de gestion des services dirige les processus de prestation de services RH de bout en bout et connaît leur fonctionnement. Par exemple, il peut vous dire automatiquement quand une affaire est bloquée pour que vous puissiez agir.

Il génère également un large éventail d'indicateurs de performance clés et d'autres mesures de processus, telles que le degré de réponse de votre équipe aux demandes des employés. Il peut même analyser les types de requêtes de la base de connaissances, ce qui permet d'identifier et de combler facilement les lacunes de contenu.

Conclusion

Les professionnels des ressources humaines choisissent de poursuivre une carrière dans le domaine des ressources humaines car ils souhaitent aider les autres et non passer leur journée à classer des documents, mettre à jour des feuilles de calcul et répondre à des courriels. Trop souvent, des demandes banales et des piles de paperasserie interrompent ce travail, ce qui les frustre ainsi que les employés qu’ils essaient d’aider.

Les RH sont un fournisseur de services et peuvent prendre exemple sur leur fournisseur de services, le département informatique. Les services informatiques ont pris la tête de nombreux efforts déployés par les entreprises pour appliquer une discipline de gestion de services à l’automatisation de la soumission et du traitement des demandes de service d’assistance informatique.

L’automatisation de ces tâches permet au service informatique de se concentrer sur un travail plus stratégique qui peut aider l’entreprise à atteindre ses objectifs commerciaux plus larges et à mieux démontrer la valeur de l’informatique.

Une approche de gestion des services est la clé pour que les ressources humaines se positionnent auprès des chefs d’entreprise en fournissant des services de meilleure qualité et en augmentant la satisfaction des employés tout en réduisant leur charge de travail. Les ressources humaines peuvent consacrer leur temps et leur expertise à des activités plus stratégiques qui font progresser leurs activités.