Savoir comment, pourquoi et quand documenter le rendement des employés

Dans le monde des ressources humaines et de l’emploi, la documentation sur les performances d’un employé peut faire ou défaire votre capacité à discipliner, licencier ou promouvoir équitablement, récompenser et reconnaître les employés.

La documentation est essentielle pour les gestionnaires et le personnel des ressources humaines car vous devez faire un effort sérieux pour enregistrer tous les événements de l'historique d'emploi de vos employés, qu'il s'agisse d'incidents de performance positifs ou négatifs.

Voici tout ce dont les gestionnaires et le personnel des ressources humaines ont besoin pour documenter soigneusement le rendement des employés.

Pourquoi documenter le rendement des employés

• La documentation prouve que les problèmes de performance ont été discutés avec l'employé de manière concise et en temps opportun.
• La documentation offre un historique des améliorations apportées par l’employé ou de son incapacité à améliorer ses performances au fil du temps. Il s'agit d'une description chronologique et précise des actions de l'employé, des actions du responsable et des événements au fur et à mesure qu'ils se produisent.
• La documentation fournit des preuves qui appuient les décisions de la direction quant aux mesures à prendre, telles que la discipline ou le licenciement d'un employé.
• La documentation offre la preuve qu'un employé mérite une promotion ou une opportunité disponible par rapport à d'autres employés également éligibles.

• La documentation fournit des preuves pour justifier des augmentations de salaire, des diminutions ou pourquoi un employé ne reçoit aucune augmentation.
• En cas de poursuite, une documentation complète et exhaustive protège les intérêts de l'employeur. La documentation peut aider la direction à mettre fin aux fonctions d’un employé non retenu. Cela peut également prouver que l'employé a été licencié pour des motifs légaux par opposition à d'autres facteurs, tels que la discrimination illégale.

Quoi documenter

Les gestionnaires doivent documenter les performances des employés, à la fois les contributions positives et les échecs de performance. Ils doivent documenter exactement ce que l'employé a fait et dit et ce que le responsable a fait et dit en réponse lors de la réunion ou de la conversation.

Vous devez documenter les accords conclus au cours de la conversation, les objectifs définis, les améliorations requises et attendues, ainsi que le calendrier des améliorations. La documentation doit également contenir les engagements pris par le responsable pour aider l'employé.

Comment documenter

La documentation doit être écrite pendant ou immédiatement après la réunion ou la conversation avec l'employé. À aucun moment, vous ne devriez manquer d'écrire la conversation le jour où elle s'est réellement produite. Le fait d’attendre plus tard affecte la qualité de la documentation car elle est basée sur la mémoire.

Une des erreurs les plus graves commises par les gestionnaires est de croire qu’ils peuvent reconstituer l’historique des consultations des employés selon les besoins. Aucune personne des ressources humaines ayant une expérience de la documentation décente et opportune n’est dupée par un dossier reconstitué. Les gestionnaires qui reconstruisent leur mémoire en mémoire présentent des risques inutiles et inacceptables pour leur entreprise, car une histoire inventée ne résistera pas à un éventuel procès.

Vous avez besoin que votre documentation paraisse professionnelle, soignée et organisée. Rédigez la documentation comme si vous parliez de l'historique à un tiers. Vous ne savez jamais qui peut lire votre documentation un jour. Veillez donc à ce que cela reflète votre professionnalisme. (Le dos d'une serviette cocktail, d'une enveloppe ou d'un post-it ne constitue pas une documentation professionnelle.)

Votre documentation doit être adressée au nouveau responsable de l’employé si celui-ci obtient un nouvel emploi - ou vous-même - dans votre organisation. Pour votre mémoire et pour informer le nouveau responsable de l’employé, vous devez inscrire le nom et le titre de l’employé, votre nom et votre titre ainsi que la date complète sur chaque document.

Rédigez une documentation factuelle, juste, légale, objective, complète et cohérente. Évitez les opinions (Mike est négligé. Alice est paresseuse. Tom me mentait.), Par son nom, par éditorialisation (John est un imbécile. Mark a un problème d’attitude.) Et par l’étiquetage (Mary est irresponsable. George n’est pas une équipe. joueur.).

Évitez également d’essayer d’interpréter le comportement de l’employé. (Marsha ne doit pas aimer cette tâche. Paula semble être au-dessus de sa tête.) Minimisez votre utilisation de mots descriptifs tels que des adjectifs et des adverbes (lentement, négligemment, malheureux, déprimé, grossier). Indiquez le comportement et les actions spécifiques de l'employé, et non votre opinion ou interprétation.

Dans la documentation, il faut un compte rendu précis de la conversation. Tenez-vous en aux faits et écrivez exactement ce que vous avez dit et ce que l'employé a dit. Assurez-vous que votre documentation est sans ambiguïté et qu’elle résume les faits. (Dans toute situation juridique potentielle, des erreurs dans l'un des événements documentés font suspecter toute la documentation.)

Enfin, documentez tous les accords, engagements, échéanciers, améliorations nécessaires, points d’archivage et autres détails susceptibles d’échapper à la mémoire. Assurez-vous de définir une date et une heure pour les échéances et les échéances afin d'éviter tout malentendu.

Connaissez la politique de documentation de votre service des ressources humaines, qui vous indiquera quelle documentation doit être placée dans le dossier personnel de l'employé. Toute documentation relative à des mesures disciplinaires doit certainement être incluse.

Où documenter et stocker

Étant donné que la documentation sur les employés est confidentielle et privée pour l'employé, vous devez veiller à ce que toute documentation reste confidentielle pour le responsable, les ressources humaines et, éventuellement, pour le prochain responsable de l'employé. Ainsi, mettre de la documentation sur un lecteur d'ordinateur partagé n'est pas recommandé. Il est préférable de conserver la documentation manuscrite et la documentation imprimée du responsable dans un stockage verrouillé.

Si vous suivez ces directives, lorsque vous vous adresserez aux RH pour demander de l'aide pour discipliner, licencier ou transférer un employé vers un poste présentant un meilleur potentiel, les RH vous aideront à résoudre le problème ou à améliorer la situation. Lorsque les RH vous disent de documenter, documentez, documentez ou ne peuvent pas vous aider; vous aurez toutes vos bases couvertes.

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