Comment développer un agenda de réunion efficace

L'ordre du jour d'une réunion est une liste d'éléments que les participants espèrent accomplir lors d'une réunion. L'ordre du jour doit être distribué avant une réunion, au minimum 24 heures à l'avance, afin que les participants aient la possibilité de se préparer pour la réunion. De préférence, si possible, l'ordre du jour devrait être disponible plusieurs jours avant la réunion.

Développer un agenda de réunion

Tout d’abord, déterminez si d’autres employés sont nécessaires pour vous aider à planifier la réunion. Ensuite, décidez de ce que vous espérez accomplir en organisant la réunion et établissez des objectifs réalisables pour votre réunion. Les objectifs que vous définissez établiront le cadre d’un plan de réunion efficace. Assurez-vous de ne pas avoir prévu plus que ce qui est raisonnablement possible dans les délais impartis pour votre réunion.

Comme Stephen Covey l’a dit dans "Les 7 habitudes des personnes extrêmement efficaces", "Commencez par la fin." Le but de votre réunion déterminera l’objet de la réunion, son ordre du jour et les participants.

Ensuite, déterminez combien de temps vous attendez pour chaque point de l’ordre du jour. Si la réunion doit durer une heure et que vous avez cinq points à l'ordre du jour, cela vous donne une idée générale du calendrier avec lequel vous travaillez. Cela ne signifie pas que chaque point de l'ordre du jour doit durer exactement 12 minutes, mais les cinq combinés ne peuvent évidemment pas durer plus longtemps.

Décisions à prendre

Après avoir déterminé votre objectif général, vous ou votre équipe devez prendre certaines décisions. Outre le but ou l'objectif de la réunion, incluez également dans votre ordre du jour:

• Une date, une heure et un lieu pour la réunion
• Participants nécessaires à la réunion
• Points de discussion
• Le temps que vous prévoyez au groupe pour discuter de chaque élément
• Pré-travail pour la réunion. Ceci inclura toute lecture, documentation, données, compte-rendu de réunion d'une réunion précédente ou toute autre préparation qui rendra votre réunion réelle fructueuse. Les documents pertinents doivent être joints à la convocation et à l'ordre du jour de la réunion lorsque vous les distribuez aux participants invités.

Identifier les participants

Une fois que vous avez décidé qu'une réunion est nécessaire pour atteindre votre objectif, vous devez développer une liste de participants. Tous les employés ne peuvent ni ne doivent participer à chaque réunion, mais inviter les bons participants augmentera vos chances de réussite. Déterminez vos participants en vous posant quelques questions:

• À qui appartient la solution développée par le groupe?
• À qui appartient le processus dont le groupe discute?
• Qui a besoin de connaître les informations que vous distribuez?
• Qui peut fournir des données et des faits pour guider la prise de décision?
• Qui a une expérience ou une expertise à partager avec le groupe?
• Qui doit soutenir la mise en œuvre de solutions ou de tâches?
• Qui doit fournir la permission ou les ressources pour atteindre le résultat de la réunion?
• Qui pourrait s'opposer à la mise en œuvre de solutions ou de directives?

Réunions régulières

Toutes les réunions n’ont pas besoin d’un agenda élaboré sur mesure. La plupart des employés organisent régulièrement des réunions pour leurs services ou leurs groupes de travail. Vous avez également des équipes et des projets auxquels vous participez.

Un projet en cours peut ne pas nécessiter un nouvel ordre du jour pour chaque réunion, mais votre équipe sera bien servie en adoptant une approche standard de votre réunion.

La réunion régulière des employés est divisée en trois segments pour chacun desquels figurent des points standard à l'ordre du jour:

1. Articles informatifs: Ecrivez tous les points de l'ordre du jour qui sont informatifs pour chaque réunion. Par exemple, le responsable informe le groupe des résultats de la réunion de la direction.
2. Éléments d'action: Mettez à l'ordre du jour tous les points que, selon vous, le groupe voudra examiner à chaque réunion régulière. Par exemple, la performance de budgétiser pour la période et l'identification des économies de coûts et des améliorations continues que le groupe prévoit de réaliser.
3. Planification anticipée: Mettez à l'ordre du jour tous les éléments que le groupe souhaite planifier ou préparer à l'avance. Par exemple, les objectifs à court terme pour le mois prochain ou le besoin d'assistance d'un collègue pour des missions à venir.

Si vous suivez ces instructions lorsque vous développez votre ordre du jour, vous augmentez la probabilité que votre réunion soit plus productive.

Ce qu'il faut inclure

Un ordre du jour pour une réunion régulière peut vous aider à obtenir les résultats souhaités en incluant quelques éléments de base:

• Échauffement et salutations. Envisagez un brise-glace selon la fréquence à laquelle le groupe se réunit.
• Passez en revue l’objet, l’ordre du jour, les résultats attendus et le produit de la réunion.
• Passez en revue, corrigez (si nécessaire) et approuvez le procès-verbal de la réunion précédente.
• Fournissez aux départements et à l'entreprise les informations dont l'entreprise a besoin.
• Examiner les progrès réalisés sur les actions, les plans d’action et les engagements. Examinez les progrès du groupe par rapport aux objectifs.
• Discutez et prenez des décisions concernant les points à l'ordre du jour de cette réunion.
• Identifiez les prochaines étapes.

• Identifiez l'objectif, les résultats et l'ordre du jour de la prochaine réunion.
• À la fin de la réunion, le preneur de notes devrait passer en revue les engagements pris par les participants lors de la réunion.
• Identifiez toute assistance nécessaire auprès de personnes ne faisant pas partie du groupe et demandez aux participants de prendre contact.
• Déterminez qui, en dehors de la réunion, les participants doivent savoir quoi et décidez de la manière dont vous allez réaliser la communication.
• Distribuez les procès-verbaux dans les 24 heures suivant la réunion ou immédiatement si le preneur de notes les prend par voie électronique.