Comment la fragmentation améliore l'efficacité et la productivité du travail

En tant que gestionnaires, nous passons trop de temps de notre temps à essayer d’intégrer plus de travail dans moins de temps. Une réponse commune pour les professionnels surmenés à tous les niveaux est d'essayer de multitâche en effectuant plusieurs activités en même temps. Le problème est que le multitâche ne fonctionne pas.

Pourquoi le multitâche n'est pas l'approche la plus efficace pour la productivité du travail

Par exemple, imaginez qu'en vous brossant les dents le matin, vous commenciez à penser à l'ordre du jour d'une grande réunion plus tard dans la journée. Il ne faut pas beaucoup de puissance de traitement de votre cerveau pour vous brosser les dents et vous pourrez peut-être même vous concentrer sur l'agenda tout en manipulant mécaniquement votre tâche de nettoyage dentaire du matin.

Mais qu'en est-il des deux tâches qui nécessitent plus de la capacité de votre cerveau? Vous parlez peut-être au téléphone pendant que vous préparez le petit-déjeuner. Vous pouvez accomplir les deux tâches correctement, mais les erreurs dues aux erreurs d’attention sont grandes.

Chunking comme une alternative au multitâche

"Chunking" décrit le fonctionnement de l'utilisation de la mémoire humaine. Il est important de garder à l'esprit ce concept lorsque nous examinons plusieurs tâches simultanément. En fait, nous basculons entre eux plutôt que de les faire en même temps (même si, dans le cas du brossage des dents, il peut sembler qu’ils sont simultanés).

Imaginez que vous soyez au téléphone quand quelqu'un entre dans votre bureau. Ils vous demandent conseil ou une décision rapide sur un problème. Vous arrêtez d'écouter brièvement la personne au téléphone, numérisez la note devant vous, griffonnez une réponse et revenez à l'appel téléphonique. Vous n'avez pas fait les deux activités (appel téléphonique et conversation en personne) en même temps.

Vous avez en réalité effectué trois tâches en séquence; a commencé l'appel téléphonique, a eu la conversation en personne, puis a repris l'appel téléphonique. Comme dans l'exemple de petit-déjeuner ci-dessus, vous auriez pu mieux faire les deux, et en moins de temps total, si vous les aviez pris l'un après l'autre au lieu du même moment. La raison en est que lorsque vous commencez chaque tâche, vous devez vous concentrer et commencer.

Pourquoi le temps de démarrage en multitâche est inefficace

Lorsque vous avez commencé l'appel téléphonique, vous deviez y réfléchir, trouver le numéro de téléphone et passer l'appel. Lorsque vous étiez interrompu, vous deviez déterminer ce que la personne attendait de vous afin de pouvoir lui donner une décision. Enfin, lorsque vous avez repris l'appel, vous deviez vous souvenir de l'endroit où vous l'aviez laissée. Vous auriez peut-être même dû dire: "Oups, désolé, quelqu'un est entré. Qu'est-ce que tu disais?"

Plus vous faites de démarrages et d'arrêts au cours de la journée, plus vous passez de moments de démarrage fastidieux. Ces moments sont des temps non productifs. Si vous devez préparer un rapport quotidien, le moment de la mise en route est probablement assez court comparé à celui du rapport trimestriel. Néanmoins, si vous préparez ce rapport et que vous êtes interrompu, vous disposez à peu près du même temps pour démarrer.

Supposons, par exemple, que vous puissiez rédiger un rapport en 30 minutes sans aucune interruption. Cependant, cela peut prendre plusieurs heures si des tâches non planifiées et des interruptions apparaissent tout au long de la journée. Ce retard substantiel ne provient souvent pas tant des interruptions réelles que du temps nécessaire pour relancer le rapport encore et encore.

Pourquoi devriez-vous essayer de découper au lieu de multitâche

D'accord, parfois vous devez effectuer plusieurs tâches. Votre travail peut être opérationnel comme le mien, alors quoi de mieux que le multitâche? Chunking, c'est mieux.

La segmentation consiste à diviser votre journée en gros morceaux au lieu de réagir à des interruptions constantes. Plus vous passez de temps en tâches spécifiques, moins vous aurez de temps de démarrage et plus votre efficacité sera grande. Comme vous ne passerez pas autant de temps dans les moments de démarrage, vous aurez plus de temps et vous en ferez plus. En prime, puisque vous serez en mesure de vous concentrer sur une tâche en particulier, vous le ferez mieux.

Dans l’encadré, les chefs de projet ont depuis longtemps compris la puissance de cette technique et ont créé leur propre version de «découpage» via le processus de structure de répartition du travail.

Comment débuter avec Chunking au travail

Alors, comment pouvez-vous commencer à tronquer?

• Commencez petit jusqu'à ce que vous en ressentiez la sensation. Choisissez une seule tâche, peut-être votre rapport hebdomadaire.
• Mettez de côté les 30 minutes que vous savez que cela prendra.
• Fermez votre porte ou placez un panneau indiquant "Génie au travail" ou quelque chose du genre, puis concentrez-vous sur le rapport et rien que sur le rapport.
• Ignorer le téléphone.
• Ne vérifiez pas le courrier électronique.
• Il suffit d'écrire le rapport.

Essayez la même chose avec des appels téléphoniques, des réunions d'employés et d'autres activités régulières. Concentrez-vous, passez vos journées dehors et après quelques semaines de pratique, vous vous sentirez et serez plus efficace.

Le résultat final

Ne perdez pas votre temps à essayer de faire plusieurs choses à la fois. Au lieu de cela, rendez-vous plus efficace et plus productif en coupant. Bien que le terme soit maladroit, le concept est efficace.

Mis à jour par Art Petty