Utilisation des jalons dans la gestion de projet

L'une des caractéristiques déterminantes d'un projet est sa durée. Cela peut aller de quelques semaines à plusieurs années et, dans certains cas, pour des projets de construction à grande échelle ou des travaux publics, des décennies.

Pour suivre les progrès en cours de route et veiller à ce que les principaux résultats attendus soient réalisés conformément au calendrier, les responsables de projet utilisent des étapes.

Un jalon de projet est une tâche dont la durée est égale à zéro, ce qui signifie que le projet a été réalisé. Ils sont utilisés pour montrer le progrès et le progrès et montrer aux gens ce qui se passe, même s’ils n’ont pas une connaissance détaillée des tâches à accomplir pour s’y rendre. À cet égard, ils sont très utiles pour la communication avec les parties prenantes et la définition des attentes.

Quand utiliser les jalons du projet

Les jalons de la gestion de projet sont utilisés pour marquer:

• Le début de phases de travail significatives
• La fin des phases de travail significatives
• Les délais
• Quand une décision importante est prise
• Autres moments fixes nécessitant des cris spécifiques

À quelle fréquence mettre des jalons dans votre plan

Un cours de formation peut recommander de définir des jalons dans votre plan environ une fois par mois.C'est bien et c'est une bonne règle, mais vous devez utiliser votre jugement professionnel. Certains mois peuvent être très chargés, avec des réunions importantes marquées comme des jalons, des décisions prises et la clôture d’une phase et le début d’une autre.

D'autres mois, vous pouvez être concentré sur l'exécution, avec très peu, voire pas du tout, sur lequel vous pouvez accrocher un jalon.

À des fins de reporting, il est utile de créer une raison pour avoir un jalon au moins une fois par cycle de reporting.

Comment les jalons sont représentés sur votre diagramme de Gantt

Les jalons sont l’un des éléments d’un diagramme de Gantt et sont représentés par un losange. Elles ne sont pas présentées comme une tâche normale car leur durée est égale à zéro. En d’autres termes, elles ne prennent pas de temps. Pour les besoins de la planification sur un diagramme de Gantt, ils se produisent tout simplement.

Si vous n’utilisez pas de diagramme de Gantt, vous pouvez toujours utiliser des jalons. Voici 5 alternatives aux diagrammes de Gantt: vous pouvez toujours incorporer des jalons dans votre plan à l'aide de ceux-ci.

Si vous souhaitez rester organisé et que votre logiciel de gestion de projet n’est pas complètement intégré à votre calendrier, vous pouvez copier et coller les dates clés dans votre agenda. Selon votre façon de travailler, cela peut vous rappeler ce qui devrait être à venir.

Comment nommer des jalons

Les jalons devraient avoir une description claire sur le calendrier de votre projet, mais pas ceux qui impliquent qu'il s'agisse d'une tâche. Donc, ils ne devraient pas s’appeler «Obtenir l’accord pour passer à la phase 2», mais «La phase 2 commence». Si vous souhaitez refléter les efforts déployés pour obtenir un accord en vue de passer à la phase 2, ajoutez une tâche juste avant le jalon pour la couvrir.

Les jalons devraient décrire le moment qu'ils représentent:

• Phase de test terminée
• PID approuvé
• Contrat signé

De nombreux chefs de projet choisissent de numéroter leurs jalons pour faciliter leur consultation. Si vous utilisez une structure de répartition du travail, vous pouvez utiliser la numérotation à partir de celle-ci. Sinon, vous pouvez utiliser M1, M2 et ainsi de suite pour indiquer clairement à quoi vous faites référence. Une structure de dénomination claire devient d'autant plus importante que le nombre d'étapes augmente. Réfléchissez donc à la façon dont vous allez procéder si votre projet s'étend sur plusieurs mois.

Comment faire signer des jalons

Les jalons font partie du calendrier de votre projet. Ainsi, lorsque votre calendrier est défini, vous devez considérer vos jalons comme étant validés.

Si vous devez modifier les dates de vos jalons, vous devez utiliser votre procédure de contrôle des modifications standard pour apporter des modifications à votre plan. Cela peut être aussi simple que de bavarder avec le sponsor de votre projet et de lui faire savoir pourquoi les dates doivent changer, ou formel de mettre en place un nouveau calendrier recommandé et de le soumettre à un comité de planification pour l'avoir ratifié.

Il est préférable de définir le processus d’approbation des jalons, le cas échéant, avant de l’utiliser, afin que vous ne perdiez pas de temps lorsque vous devez effectuer un changement.

Utilisation des jalons pour la communication

Les jalons sont utiles pour la communication et la création de rapports car ils représentent le minimum de points de contrôle du plan. En d'autres termes, si vous supprimiez toutes les autres tâches, vous pouviez toujours voir ce qui se passait et faire avancer le projet en n'utilisant que les jalons.

Vous devriez pouvoir extraire les jalons et les mettre sur un tableau de bord ou un rapport de projet. Ils doivent raconter l’histoire du projet avec suffisamment de détails pour satisfaire les personnes auxquelles vous vous rapportez, normalement votre parrain de projet ou un autre groupe de direction tel que le groupe de pilotage (ou le comité de projet). Chaque mois, ou à la fréquence de rapport que vous utilisez, vous pouvez indiquer les jalons atteints.

Les rapports sur les jalons sont assez simples et se font souvent sous forme de tableau. Vous répertoriez la description du jalon, la date à laquelle elle était due, puis la nouvelle date prévue. Lorsque le jalon est atteint et peut être marqué comme terminé, vous ajoutez également cette date. Espérons que ce sera la même que la date prévue, mais les projets ne fonctionnent pas toujours comme ça.

Un tableau comme celui-ci montre clairement ce qui a été achevé et ce qui est remarquable. Vous pourrez planifier la réponse à la question «Pourquoi n’avons-nous pas atteint ce jalon?» Avant de vous rendre chez votre parrain ou de lui envoyer le rapport.

Lorsque votre plan de projet est très long et que vous avez beaucoup d'étapes, vous trouverez plus facile de déposer les étapes terminées à chaque cycle de génération de rapports. Ne signalez que les jalons qui sont à venir ou terminés ce mois-ci: le mois prochain enlèvera tout ce qui a été achevé le mois dernier, de sorte que vous n’ajoutez pas constamment à la longueur du rapport en informant les personnes sur le travail qu’elles savent déjà terminé.

Les jalons sont un outil de gestion de projet très utile pour la planification, la planification et la création de rapports, et ils sont faciles à utiliser. Ajoutez-en quelques-uns à votre prochain plan de projet, faites le suivi et vous découvrirez quelle fréquence vous convient le mieux.

Comme pour tout ce qui concerne la gestion de projet, utilisez-les avec souplesse pour obtenir le résultat souhaité, en vous aidant de ces astuces et directives pour prendre vos propres décisions.