9 compétences de facilitation de réunion pour les gestionnaires

Les réunions peuvent être des occasions de partager des idées, de discuter des défis et de définir des plans d’action, ou bien d’être une perte de temps improductive. Malheureusement, les gestionnaires sont souvent les principaux contributeurs au dysfonctionnement des processus.

Voici des idées pour que les responsables à tous les niveaux renforcent leurs compétences en matière d'animation de réunion afin d'améliorer leur productivité.

Où les gestionnaires vont mal avec les réunions

De nombreux gestionnaires pensent savoir comment "organiser" une réunion. Ils établissent le programme, discutent et prennent toutes les décisions. Cela peut sembler simple et efficace aux gestionnaires, mais c’est souvent une perte de temps pour les employés et cela ne permet pas de tirer parti du potentiel créatif de l’équipe. En fait, cela a l'effet inverse puisque les employés ont tendance à se retirer, au directeur qui veut être en charge.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les gestionnaires n’impliquent pas davantage leurs employés dans les réunions, notamment:

• Peur de lâcher prise
• La fausse croyance selon laquelle, parce qu'ils sont aux commandes, ils doivent fournir toutes les réponses
• Un manque de confiance dans les capacités ou les compétences en résolution de problèmes de leurs employés
• Un manque de compétences en animation de réunion

Alors que les trois premiers éléments sont des comportements de gestionnaires pauvres, le dernier, compétences de facilitation, peut être appris et renforcé avec la pratique.

Renforcer vos compétences en animation de réunion

Par définition, faciliter signifie: Pour rendre plus facile ou moins difficile; aider à avancer. »Pour qu'un responsable puisse animer une réunion (au lieu de l'organiser), il doit être prêt à renoncer à son pouvoir et s'ouvrir à différents résultats et approches.

Une bonne animation de réunion consiste à impliquer tout le monde dans l'identification et la résolution des problèmes. Les équipes développeront presque toujours des solutions meilleures et plus créatives que n’importe quel responsable pourrait et sera plus enclin à soutenir la mise en œuvre des solutions.

Voici neuf compétences requises pour faciliter une réunion, qui peuvent toutes être apprises et améliorées avec la pratique:

1. Planification de l'ordre du jour. Une réunion collaborative commence par la planification de l'ordre du jour. Sélectionner des sujets qui invitent à la participation, c’est-à-dire qu’un problème à résoudre est beaucoup plus engageant que des sujets «informationnels». Cependant, il faut allouer suffisamment de temps pour permettre la participation du groupe.
2. Environnement et climat. La logistique compte! Lorsque les gens sont mal à l'aise, ne peuvent pas se voir, ne peuvent pas entendre ou ont faim, les résultats des réunions en pâtiront. Apprenez à utiliser la logistique pour encourager une grande participation et éliminer les obstacles.

1. Poser des questions. Les bonnes questions stimulent les discussions. L'article, «70 questions géniales sur le coaching utilisant le modèle GROW», offre des pistes de discussion exceptionnelles.
2. Écoute active. Lorsqu'un responsable paraphrase, vérifie la compréhension et pose des questions de suivi, il encourage une plus grande participation et maintient la discussion en mouvement.
3. Brainstorming La plupart des gens pensent qu'ils savent déjà comment faire du brainstorming. Cependant, ils ne le font généralement pas. Dans de trop nombreux contextes, l'efficacité du brainstorming est réduite par une gestion médiocre des processus, des pressions sociales ou politiques fortes et des compétences médiocres en facilitation. De nombreuses personnes n'ont jamais vraiment expérimenté le pouvoir d'une séance de brainstorming bien organisée.

1. Compétences pour créer un consensus. Un consensus ne signifie pas que tout le monde doit accepter une décision. Cela signifie que tout le monde a eu l'occasion de partager ses points de vue et de proposer des idées. Une facilitation adéquate guidera le groupe du partage des idées à l'élaboration d'une décision efficace. Il faut plus de temps pour parvenir à un consensus, mais cela suscitera généralement une adhésion plus forte du groupe. Cependant, rappelez-vous que le consensus n'est pas l'objectif ultime. Une décision efficace pour le problème à résoudre est la question la plus importante. Voir Un cadre de prise de décision par consensus en six étapes pour plus d'informations sur la manière de diriger une équipe dans un processus de prise de décision par consensus.

1. Résolution de conflit. Chaque fois que plusieurs personnes participent à la résolution d'un problème, le conflit est inévitable. En fait, les chercheurs de l'équipe considèrent que les conflits liés à la tâche ou au problème sont des éléments indispensables à une prise de décision efficace. Un gestionnaire doit apprendre à exploiter le pouvoir des conflits de manière positive.
2. Compétences en communication non verbale. Bien que les chercheurs se disputent les pourcentages exacts, la plupart des gens s'accorderont pour dire que plus de 50% des communications sont non verbales. Un responsable doit être capable de lire le ton et le langage corporel du groupe pour évaluer son niveau d’engagement, sa franchise et son engagement.

1. Enregistrement. Une animation de groupe habile consiste à savoir quand se tourner vers un tableau à feuilles mobiles ou un tableau blanc pour capturer ce que les gens disent. Cela donne aux gens le sentiment que leurs idées sont entendues et valorisées, et constitue un document précieux à utiliser pour la planification et le suivi des actions.

Le résultat final

Le temps est un atout précieux dans la vie et au travail. S'efforcer de gérer les réunions pour une efficacité optimale. Apprendre, pratiquer et appliquer les neuf compétences de facilitation identifiées ci-dessus est un excellent point de départ.