Comment planifier une réunion d'entreprise

Toutes nos félicitations! Votre entreprise organisera une réunion pour un groupe d'employés sélectionnés à tous les niveaux de l'entreprise. Le PDG vous a confié la responsabilité de gestionnaire de projet pour l'événement. Ces conseils et un exemple de plan de projet illustrent l'une des façons dont un chef de projet pourrait élaborer le plan de projet pour une réunion d'entreprise ou un projet de même complexité.

Pré-planifier le projet

Votre première étape consiste à planifier le plan. Vous commencez par discuter de l'événement avec les parties prenantes. Si cela a été fait l'année dernière, qu'est-ce qui s'est bien passé? Qu'est ce qui ne s'est pas bien passé? Qui a géré le projet et peut-il vous aider à éviter les pièges cette année? Depuis que le PDG vous a confié le projet, que veut-il / elle sortir de l’événement? Quand aura lieu l'événement? Où? Quel est le budget?

Assemblez autant d'informations que vous pouvez. Ce sera le squelette sur lequel vous construisez le plan de projet.

Construire l'équipe

De quelles autres ressources avez-vous besoin pour faire de ce projet un succès? Y a-t-il des personnes dans d'autres départements qui peuvent vous aider à faire de cet événement un succès? Que devez-vous faire pour obtenir de l'aide? Pouvez-vous simplement demander ou devez-vous obtenir l'approbation officielle de leur patron? De combien de temps avez-vous besoin d'eux? Quelles compétences spécifiques avez-vous besoin d'eux? Quelqu'un d'autre peut-il fournir cette compétence si la personne que vous souhaitez n'est pas disponible?

Puisqu'il s'agit d'une réunion à l'échelle de l'entreprise, comment les ressources humaines peuvent-elles aider? Avez-vous besoin d'assistance du service des installations? Qu'en est-il du département marketing? Avez-vous besoin d'aide dans ce domaine?

Planifiez l'agenda

Une fois que vous savez combien de temps la réunion va durer, vous commencez à remplir les blocs de temps. Avez-vous besoin d'un orateur d'ouverture? Qui cela sera? Allez-vous garder les participants ensemble ou allez-vous les diviser en petits groupes pour une partie du programme? De combien d'autres intervenants aurez-vous besoin? Qui facilitera les petites sessions si vous vous écartez?

L'événement durera-t-il plus d'une journée? Comment allez-vous clôturer le premier jour? Comment allez-vous rouvrir le deuxième jour?

Comment allez-vous conclure à la fin? Avez-vous besoin d'un discours de clôture? Comment allez-vous gérer la logistique des gens quittant l’hôtel si vous en réservez un?

Trouver l'espace

Découvrez combien de personnes vont venir. Ensuite, déterminez la taille de l'espace dont vous avez besoin. Où se déroulera l'événement? Y a-t-il de la place au bureau de l'entreprise ou avez-vous besoin d'un plus grand espace? Le président-directeur général souhaite-t-il que la réunion se déroule hors site afin que les personnes puissent se concentrer, ou souhaite-t-il que la réunion se déroule au bureau pour minimiser les coûts?

Quelles propriétés de votre région peuvent fournir l'espace dont vous avez besoin? Un hôtel près de l'aéroport est-il un bon choix pour réduire le temps de trajet des personnes arrivant de l'extérieur de la ville ou devriez-vous trouver quelque chose de plus calme en dehors de la ville?

Que demandent les différents sites pour leurs installations? Que comprennent-ils et que devrez-vous acheter et que vous avez apporté? Vont-ils assigner une personne avec laquelle vous travaillerez? Quelle est leur politique concernant le matériel et les personnes de l’extérieur?

Tirez dessus

Après avoir rassemblé les réponses à au moins la plupart de ces questions, vous pouvez commencer à élaborer le plan de projet. N'oubliez pas que ce que nous montrons ici est la liste des tâches du projet, uniquement la structure de répartition du travail (WBS). Il n'inclut aucune des dépendances entre les tâches ou les calendriers. Ceux-ci seraient ajoutés plus tard.

Exemple de plan de projet de réunion d'entreprise

Dans Comment planifier un projet à l'aide des outils de base de la gestion de projet, nous avons discuté de la réflexion sous-jacente à la planification de projet et de l'utilisation des compétences en gestion de projet pendant le processus de planification. Voici comment une structure de répartition du travail d'un plan de projet peut rechercher un projet pour planifier une réunion d'entreprise:

1. Pré-planifier le projet

1. Déterminer le budget
2. Discuter avec le PDG pour établir les objectifs du projet
3. Contactez le gestionnaire de projet précédent pour obtenir des conseils.
4. Déterminer la liste des parties prenantes
5. Contacter les parties prenantes pour obtenir leurs commentaires.
6. Fixer une date préférée pour l'événement
7. Déterminer combien de conférenciers / présentateurs sont nécessaires
8. Déterminez combien de personnel de soutien est nécessaire
9. Déterminez combien d'employés seront présents
10. Liste des lieux possibles pour l'événement

2. Construire l'équipe de projet

1. Obtenez le représentant du marketing
2. Obtenir un représentant des RH
3. Voir si les achats assigneront quelqu'un pour aider
4. Demander à Susan de gérer tous les détails des intervenants
5. Obtenez le représentant des installations
6. Planifier la réunion de lancement de l'équipe de projet

3. Développer l'agenda

3a Plan Jour 1

1. Définir l'heure de début
2. Fixer l'heure, organiser le lieu et la dotation en personnel pour l'enregistrement
3. Définir la durée de la séance du matin
4. Définir la longueur des discours
5. Calculer le nombre d'orateurs nécessaires pour la séance du matin
6. Recruter des conférenciers
7. Planifiez la pause en milieu de matinée (heure et durée)
8. Organisez le rafraîchissement de la salle de conférence pendant la pause (eau, ordures, etc.)
9. Planifiez la pause déjeuner (heure, durée, lieu, menu, qui paie)
10. Planifiez la session de l'après-midi (durée, nombre d'orateurs)
11. Recruter des conférenciers
12. Plan du premier jour de fermeture (heure, qui, durée)

3b Plan Jour Deux

1. Définir l'heure de début
2. Définir la durée de la séance du matin
3. Calculer le nombre d'orateurs nécessaires pour la séance du matin
4. Recruter des conférenciers
5. Planifiez la pause en milieu de matinée (heure et durée)
6. Organisez le rafraîchissement de la salle de conférence pendant la pause (eau, ordures, etc.)
7. Planifiez la pause déjeuner (heure, durée, lieu, menu, qui paie)
8. Planifiez la session de l'après-midi (durée, nombre d'orateurs)
9. Recruter des conférenciers
10. Discours de clôture du plan (heure, durée, durée)
11. Fixer l'heure de départ avec l'hôtel

4. Planifiez l'espace

1. Déterminez le nombre de participants
2. Planifier la disposition des sièges (rangées par rapport aux tables)
3. Calculer l'espace nécessaire
4. Recherchez les places disponibles avec cette quantité d'espace (coûts, emplacement, services inclus)
5. Compter le nombre de locuteurs par jour et le total
6. Déterminer le nombre et le type de personnel de soutien nécessaire
7. Découvrez combien de participants / conférenciers / membres du personnel auront besoin de chambres
8. Négocier les coûts et les dates avec les emplacements disponibles
9. Signer le contrat avec l'emplacement sélectionné

5. Publier l'événement

1. Finaliser tous les détails avec le lieu de l'événement
2. Assurez-vous que les participants sont informés
3. Aviser tous les intervenants du sujet et de l'heure / du jour de la présentation
4. Aviser tout le personnel de soutien des tâches et des quarts de travail
5. Obtenez les réponses des participants
6. Aviser les participants de remplacement au besoin

6. Suivi

1. Obtenir des projets de discours de tous les orateurs
2. Revoir les discours finaux
3. Obtenez des étiquettes de nom pour tous les participants, orateurs et membres du personnel
4. Achetez n'importe quel matériel et cadeaux pour les participants
5. Confirmer à nouveau avec le lieu de l'événement

7. Examiner et noter

1. Envoyer un questionnaire de satisfaction à tous les participants
2. Envoyer le sondage d'évaluation à tous les orateurs
3. Envoyez des remerciements à tous les orateurs et au personnel
4. Tenir une réunion de clôture avec l'équipe de projet

Planification ultérieure

La structure de répartition du travail du plan de projet ci-dessus montre un exemple pour la planification d'une réunion d'entreprise. C'est juste un aperçu. L'équipe du projet aurait encore besoin de travailler sur ces éléments et de développer plusieurs d'entre eux. En outre, ils devront travailler sur le temps nécessaire à chaque tâche, leur importance relative et les relations / dépendances entre les tâches.