Écrire pour les entreprises - Gestion et leadership

Le but de la rédaction est de transmettre des informations à une autre personne ou de lui demander des informations. Pour être efficace en écriture pour les entreprises, vous devez être complet, concis et précis. Votre texte doit être écrit de manière à ce que le lecteur puisse comprendre facilement ce que vous dites ou demandez.

Beaucoup d'écriture pour les entreprises est bâclée, mal écrite, désorganisée, semée de jargon et incomplète. Souvent, il est trop long ou trop court. Tous ces attributs contribuent à une rédaction commerciale inefficace.

Que vous écriviez une proposition de vente, un courrier électronique à votre patron ou un manuel d'instructions pour un progiciel, vous devez suivre certaines étapes pour être efficace. Suivez ces cinq étapes:

1. Organisez votre matériel
2. Pensez à votre public
3. Ecrivez vos pensées
4. Relisez votre matériel
5. Editez votre matériel

L'organisation est la clé

Si vous n'organisez pas votre matériel, il ne coulera pas bien et cela n'aura aucun sens. L'écriture peut être simple ou compliquée. Lorsque vous écrivez un e-mail pour annoncer une réunion du personnel, c’est aussi simple que de recueillir vos idées. D'autre part, vous aurez probablement besoin de développer un plan complexe à l'avance du matériau fini si vous écrivez les résultats d'un essai pharmaceutique novateur. Quelle que soit la tâche à faire, sans un niveau d’organisation approprié (et même une organisation de la pensée), vous ne pouvez pas inclure tout ce dont vous avez besoin ou ne pas donner la priorité aux sujets les plus importants.

Des omissions ou une mauvaise orientation rendront votre rédaction moins claire.

Connaissez votre public

Avant de commencer à écrire, pensez à votre public cible. Par exemple, une présentation sur le nouveau programme 401 (k) de votre entreprise peut avoir le même contour lorsqu'elle est donnée à votre directeur financier ainsi qu'à vos employés, mais le niveau de détails que vous incluez variera. Vous devez également considérer le ton. Un e-mail rapide à votre équipe, rappelant le pique-nique annuel de l'entreprise, n'aura pas le même ton que celui de votre missive concernant le rapport annuel de votre entreprise.

De plus, rappelez-vous que vous communiquerez plus efficacement avec votre public si vous vous concentrez sur ce que vous voulez qu'ils entendent plutôt que sur ce que vous allez dire.

Un mot sur la bonne écriture

Les bons écrivains ont différents styles d'écriture. Certains préfèrent tout écrire, puis revenir en arrière et éditer. D'autres préfèrent éditer au fur et à mesure. Parfois, leur style préféré varie en fonction de ce qu'ils écrivent.

Au fur et à mesure que vous écrivez (ou éditez), soyez conscient de la longueur. Vous devez utiliser suffisamment de mots pour que votre signification soit claire, mais n'utilisez pas de mots inutiles uniquement pour la rendre fleurie. La rédaction professionnelle doit être claire et concise, et non verbeuse et fleurie. N'oubliez pas que personne dans l'entreprise n'a le temps de lire plus que nécessaire.

D'autre part, ne faites pas votre pièce trop courte. Vous devez écrire suffisamment pour que votre signification soit claire et ne soit pas mal comprise. Imaginez si une pièce d'équipement dans un entrepôt portait la mention "utilisé mais bon". Il ne serait pas clair si cela signifiait que l'équipement avait été beaucoup utilisé ou s'il n'était plus neuf mais toujours fonctionnel. Quelques mots supplémentaires auraient clarifié le sens. Aussi, évitez d’utiliser un jargon ou des abréviations car ils peuvent signifier différentes choses pour différents lecteurs.

Quel que soit votre style d'écriture, tous les rédacteurs doivent relire et éditer tous les documents écrits, même les courriels.

Relire et éditer

Quel que soit votre style d'écriture, tous les rédacteurs doivent relire et éditer tous les documents écrits, même les courriels. Une fois que vous avez fini d'écrire, relisez votre travail. Vous devrez peut-être alors le modifier. La relecture consiste à relire ce que vous avez écrit pour vous assurer que tous les mots de votre tête l'ont correctement écrite. Étant donné que notre cerveau fonctionne plus rapidement que nos doigts, vous pouvez omettre des mots, omettre une fin ou utiliser le mauvais homonyme (par exemple, "là-bas" au lieu de "leur"). La relecture corrige ces erreurs. De toute évidence, la relecture d’un e-mail d’une seule ligne est facile et il suffit de jeter un coup d’œil dessus au fur et à mesure de la frappe.

Toutefois, si vous rédigez un manuel d’instructions, votre relecture sera plus compliquée et prendra plus de temps.

Après avoir corrigé votre matériel, il est temps de le modifier. La relecture et la révision peuvent parfois être effectuées simultanément, mais elles sont plus efficaces lorsqu'elles sont effectuées de manière séquentielle.

La raison pour laquelle vous éditez est de corriger ou de changer ce que vous avez écrit afin de rendre le matériau plus sain (et plus lisible). Lorsque vous écrivez pour les affaires, cela signifie que vous devez corriger les erreurs et rendre le texte aussi clair et concis que possible.

Tu n'écris pas un roman

Lorsque vous écrivez pour des raisons professionnelles, vous n'écrivez pas le prochain "grand roman américain". Votre écriture doit être aussi descriptive que nécessaire, mais vous n’avez pas besoin de peindre des images de mots éclatants en utilisant beaucoup de gros mots et de figures de style. Si vous voulez dire "maisons de verre", n'écrivez pas "aux domiciles vitrés", écrivez "maisons de verre".