Comment choisir la technologie de l'information des ressources humaines

Le système d'information sur les ressources humaines (SIRH) est essentiel pour permettre aux entreprises de gérer leurs régimes d'avantages sociaux et les informations relatives à leurs employés. La technologie de gestion des avantages sociaux n’est plus une option agréable, mais une nécessité d’aider les ressources humaines à gérer à la fois une masse d’informations et l’argent dépensé pour les régimes d’avantages sociaux, car les ressources humaines sont limitées et les données en constante évolution.

Mais comment les ressources humaines et les autres responsables savent-ils qu’ils choisissent la meilleure technologie de l’information RH pour gérer tous les détails et que la solution choisie résiste à l’épreuve du temps?

Vous trouverez ci-dessous les questions clés à poser et à répondre au processus de sélection de la technologie de l’information des ressources humaines.

Quel est le degré de flexibilité et d'évolutivité fourni par le logiciel de technologie de l'information RH?

Les professionnels des ressources humaines doivent déterminer si le logiciel peut importer des données de plusieurs feuilles de calcul Excel, bases de données et documents papier, ainsi que le niveau de connexion avec tous les autres systèmes et données nécessaires.

Le logiciel doit pouvoir intégrer et filtrer les informations provenant de plusieurs sources. Idéalement, ce processus devrait également être automatisé. De nombreuses solutions d'inscription en ligne exigent que les données soient manipulées manuellement avant de pouvoir être transmises à un opérateur pour mettre à jour leurs systèmes. L'automatisation du format de mise à jour, du calendrier de transmission et du mode de livraison peut aider à éliminer les problèmes de facturation et d'éligibilité.

Le logiciel sera-t-il capable d’adapter les règles des sociétés et des transporteurs d’avantages?

Un moteur d'inscription vraiment capable évaluera chaque activité d'inscription et appliquera toute combinaison nécessaire de règles, messages, invites et options spécialement conçues pour répondre aux exigences d'éligibilité exactes souhaitées. Le logiciel doit s'adapter à toutes les règles d'éligibilité de l'entreprise et des transporteurs.

La technologie de l'information relative aux ressources humaines pourra-t-elle évoluer et évoluer au sein de l'organisation?

Les ressources humaines doivent évaluer la capacité de la technologie à évoluer au fur et à mesure que l'entreprise embauche de nouveaux employés, de nouveaux bureaux, des modifications des avantages et des règles. Les RH devraient poser des questions sur les seuils pour chacun de ces éléments.

Le logiciel technologique peut-il s'intégrer à d'autres systèmes?

La paie et les autres fonctions partagent souvent une grande partie des mêmes informations que la gestion des avantages. Les ressources humaines peuvent obtenir une efficacité accrue lorsque les données et autres informations relatives aux employés saisies dans un système sont partagées avec un autre système. Le suivi du recrutement des employés est une autre fonction nécessaire.

Qui est responsable de la mise en œuvre ou de la construction de la solution?

Quel niveau de formation est impliqué? Certaines solutions requièrent que le client soit très impliqué dans la mise en œuvre initiale, ce qui peut être pénible pour les administrateurs des ressources humaines déjà occupés.

Les ressources humaines doivent bien comprendre le niveau de formation et les compétences techniques nécessaires, ainsi que le temps requis. Interroger les fournisseurs de solutions sur ce sujet peut fournir des informations sur des domaines subtils qui pourraient sembler simples au départ, mais qui impliquent une expertise technologique importante. Les RH peuvent ensuite déterminer des tâches spécifiques qui peuvent être assez lourdes pour entraver de manière réaliste l'achèvement des travaux, ce qui pourrait réduire la valeur de la technologie de l'information des RH et le retour sur investissement.

Y at-il une charge si la formation est impliquée?

Les coûts de la formation doivent également être évalués, y compris les temps d'absence et les frais de déplacement pour les déplacements hors site. Les ressources humaines doivent prendre conscience de tous les coûts réels et indirects liés à l'adoption de la technologie de l'information RH.

Qui sera propriétaire des données?

La réponse à cette question devrait être l'organisation des ressources humaines. Les entreprises devraient pouvoir transférer leurs données vers n’importe quel fournisseur de services applicatifs (ASP). Si les données résident sur le serveur exclusif d'un opérateur, des frais supplémentaires sont parfois facturés à l'entreprise en cas de changement d'opérateur.

Quels types de maintenance et d'entretien sont nécessaires? Lorsqu'un logiciel est installé sur les stations de travail ou les serveurs d'une entreprise, des mises à jour régulières de cette technologie sont souvent nécessaires et peuvent s'avérer fastidieuses à planifier et à gérer. Les mises à jour de la technologie de l'information RH sont souvent effectuées automatiquement avec des logiciels disponibles en ligne via un modèle de fournisseur de service applicatif (ASP) ou de logiciel en tant que service (SaaS).

Quelles sont les mesures de sécurité intégrées à la technologie de l'information relative aux ressources humaines?

Si le logiciel est disponible en ligne, via un modèle ASP ou SaaS, le fournisseur doit proposer des sauvegardes quotidiennes, des serveurs de sauvegarde et des couches de protection supplémentaires. Des systèmes et procédures supplémentaires doivent être en place pour éviter que des informations ne soient perdues ou accédées par du personnel non autorisé. Les RH, en consultation avec d’autres gestionnaires, devraient avoir le pouvoir exclusif de décider qui sera autorisé à accéder à la technologie de l’information sur les RH et quel degré.

Les employés pourront-ils s’inscrire à des régimes d’avantages sociaux et modifier en temps réel leurs données personnelles et leurs choix de régimes?

L'accès des employés devrait être une donnée compte tenu de l'accès généralisé et généralisé aux ordinateurs.

La majorité des employés ont un accès Internet à domicile. Le libre-service des employés offre un potentiel énorme d'économie de temps et d'argent. Un bon système de libre-service guidera les employés en douceur en entrant des informations sur eux-mêmes et leurs personnes à charge.

Le système doit présenter clairement les plans disponibles et permettre aux employés de faire des sélections à leur convenance, en simplifiant ces actions tout au long du processus avec des assistants. Les employés doivent également pouvoir ajouter des personnes à charge et modifier les informations si nécessaire, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, toute l'année.

Ce sont des questions supplémentaires auxquelles vous devez répondre lorsque vous évaluez les besoins en informatique de votre organisation en matière de ressources humaines.

La technologie fournira-t-elle aux ressources humaines le pouvoir de décider qui sera autorisé à accéder et à quel degré?

Dans le même ordre d'idées, en ce qui concerne l'accès des employés, la technologie devrait laisser le dernier mot aux RH. Les RH devraient avoir le pouvoir d'approuver toutes les données avant qu'elles ne soient transmises aux transporteurs et devraient également déterminer dans quelle mesure les employés et les autres personnes y ont accès.

Quels types de capacités de rapport sont disponibles à partir de la technologie de l'information RH?

La technologie de création de rapports doit offrir plusieurs vues et formats (feuille de calcul, PDF, HTML), une évaluation globale et la possibilité d’agrandir pour améliorer la prise de décision. Les ressources humaines doivent pouvoir évaluer à tout moment les inscriptions dans des plans spécifiques, les actions en suspens et les modifications des informations démographiques des employés en relation avec les avantages et les autres données relatives aux employés.

Le logiciel offre-t-il des fonctionnalités spécifiques permettant aux RH de gagner du temps?

Selon ses propres besoins, les ressources humaines peuvent vouloir s’informer sur la capacité de la technologie à traiter des informations par lots, gérer les notifications et la facturation pour les règles COBRA, fournir des outils d’auto-facturation et de rapprochement des factures, ainsi que des rapports spécifiques.

Le logiciel offre-t-il des fonctionnalités spécifiques pour aider les ressources humaines à mieux communiquer avec les employés?

Certains programmes donnent aux RH la souplesse nécessaire pour communiquer avec les employés à plusieurs niveaux - par e-mail en masse, tableaux d'affichage électroniques et critères de filtrage spécifiques (lieu, département, régimes d'assurance, statut d'inscription, statut de retraite, etc.) via Système informatique RH. Disposer de plusieurs moyens de communication peut automatiser davantage les processus et aider les ressources humaines à mieux cibler les messages.

Le logiciel offre-t-il des fonctionnalités spécifiques pour aider les ressources humaines à mieux communiquer avec les employés?

En plus de permettre aux ressources humaines d’approuver des transactions, de nombreux systèmes informatiques de gestion des ressources humaines offrent également aux ressources humaines des fonctions leur permettant de contrôler l’audit des factures des opérateurs afin de s’assurer de leur concordance avec les données du système. Cela peut:

• assurer l'exactitude des factures du transporteur
• gagner du temps et de l'argent
• aider à la livraison rapide des inscriptions d'employés, et
• améliorer la confirmation de l'admissibilité lorsque les employés se font soigner.

Comment les informations seront-elles échangées avec les opérateurs?

Et qui sera responsable de cette interaction? L'intégration du système informatique des ressources humaines doit être jugée non seulement par le nombre de transporteurs avec lesquels le logiciel entretient des relations, mais également par le type de connexion qu'il permet. Assurer une interaction réussie avec les opérateurs via un logiciel de gestion des avantages nécessite de nombreuses étapes, notamment:

• recueil des données de mise en œuvre initiales;
• mise en place de l'intégration initiale pour l'échange d'informations en cours;
• coordonner les interactions quotidiennes ou hebdomadaires pour s'assurer que les données sont reçues et correctement appliquées;
• examiner les mises à jour en cours;
• veiller à ce que les exigences des transporteurs en matière d'inscription soient respectées, en conformité avec les régulateurs; et
• favoriser une relation proactive avec chaque opérateur afin d'améliorer la relation d'échange de données.

Savoir qui est responsable de chaque tâche est essentiel pour bien comprendre une offre de produits. Chaque fournisseur de logiciel offrira un niveau d'intégration différent en réalisant certaines des tâches décrites ci-dessus. Les RH devraient chercher à travailler avec des fournisseurs qui établissent des relations solides, continues et homogènes avec les transporteurs choisis par la société.

De nombreux fournisseurs permettent la transmission d'un fichier générique ANSI 834, que le transporteur accepte ou non, facteur souvent influencé par la taille du groupe.

Les responsables doivent rechercher des prestataires proposant des transferts propres et validés (garantissant l’éligibilité de la transaction), adaptés aux besoins de chaque opérateur afin d’éviter les problèmes. Ils devraient également s’adresser aux fournisseurs disposant d’un service EDI (échange de données informatisé) dédié pour interagir avec la langue de transfert spécifique de l’opérateur.

Quel niveau de service à la clientèle est fourni?

Y at-il des frais supplémentaires pour le service? Les ressources humaines doivent déterminer le niveau d'accès à l'aide fournie et ce qui constitue le service client: aide en ligne via une base de données, chat en ligne, support par courrier électronique, conversations avec une personne en direct ou une combinaison des deux. Compte tenu de la sensibilité des avantages et des autres informations relatives aux ressources humaines, les responsables doivent s’attendre à une réponse aux demandes de renseignements dans les 24 heures suivant un contact direct susceptible de les aider.

Quel est le coût du système informatique RH et en dépasse-t-il les avantages?

Les ressources humaines doivent évaluer le coût complet du système informatique des ressources humaines, y compris tous les frais annuels, mensuels et ponctuels, ainsi que les avantages procurés. Un système légèrement plus coûteux peut faire plus que payer la différence avec des fonctionnalités qui permettent aux employés de conserver leurs propres dossiers et offrent une plus grande commodité, une économie de temps et une précision accrues. Ces facteurs doivent être pris en compte et pesés lors du choix d’un système informatique de gestion des ressources humaines.

Le besoin de systèmes informatiques pour les ressources humaines augmente. Le personnel des ressources humaines trouvant un large éventail d’options dans les systèmes informatiques de gestion des ressources humaines, il est de plus en plus important d’analyser et de peser toutes les options disponibles.

Le choix d’un système informatique de ressources humaines doit être considéré comme un investissement qui évoluera en fonction des besoins du service et de la société. Ces questions vous mèneront au système informatique approprié pour votre entreprise.