Comment rendre une réunion de travail habituellement ennuyeuse plus excitante

Les réunions sont une partie inévitable d'une entreprise. Vous partagez des informations, réfléchissez à des idées, générez des solutions et créez des processus et des systèmes. Le problème est que beaucoup de ces réunions sont douloureusement ennuyeuses, ce qui signifie que les personnes présentes assistent à la discussion.

Si les gens ne sont pas attentifs et concentrés, la réunion n'est qu'une perte de temps pour tout le monde. Comment pouvez-vous rendre les réunions ennuyeuses plus excitantes pour qu'elles puissent accomplir quelque chose? Voici 5 conseils pratiques:

Interdire les téléphones intelligents

Oui, cela revient à dire aux gens de jeter leurs enfants dans la fosse des loups avant de venir à la réunion. Les gens insisteront sur le fait qu'ils doivent avoir leur téléphone - après tout, une urgence pourrait se produire. Oui. Le monde pourrait se terminer lors de votre réunion de planification trimestrielle, mais c'est peu probable.

Le problème avec la technologie actuelle est qu’elle vous permet de vous concentrer sur ce qui n’est pas devant vous - la réunion. Ce qui est amusant, c’est que si les gens qui se trouvaient en train d’envoyer des SMS lors de votre réunion se trouvaient face à face, ils le feraient également. Les téléphones restent au bureau.

Sans le téléphone, deux choses se passent pendant votre réunion. Vous êtes obligé de rester dans le présent et les temps morts sont consacrés à la communication avec les autres participants. Pourquoi est-ce important? Vous constaterez que vos réunions sont plus intéressantes lorsque vous connaissez vos collègues.

Comment faites-vous pour les connaître? En leur parlant. Que faites-vous lorsque vous avez votre téléphone? Vous ne parlez pas aux nouvelles personnes.

Préparer, préparer, préparer

Une réunion où l’animateur ou le modérateur arrive en retard n’a pas d’ordre du jour, et le dit, c’est ennuyeux et fastidieux. Une réunion bien préparée peut être fascinante et attrayante. Lorsque le chef a un plan et un but, la réunion sera plus intéressante. En l'absence de direction ou d'objectif, la réunion ne sera pas intéressante.

L’autre partie de la préparation consiste à améliorer vos compétences. Vous avez assisté à des réunions productives et interactives qui vous ont fait sentir que vous pouviez aller de l'avant et accomplir de grandes choses. Et vous avez assisté à des réunions où vous êtes à peu près sûr que si vous vous endormiez, personne ne vous manquerait, et rien ne vous échappait. La différence est la personne qui dirige la réunion.

Si vos réunions sont ennuyeuses, regardez dans le miroir. Trouvez un moyen de vous améliorer. Vous pouvez suivre un cours formel (votre service des ressources humaines peut vous aider avec des suggestions), vous pouvez demander un feedback et un mentorat à un collègue dont vous admirez les compétences en matière de réunion, ou vous pouvez suivre un cours en ligne. De nombreuses aides sont à votre disposition et sont gratuites si vous souhaitez rendre vos réunions ennuyeuses habituelles plus excitantes.

Tout le monde participe

Pourquoi tout le monde devrait-il participer? Eh bien, parce que si la participation n'est pas nécessaire, vous pouvez gérer tout ce problème par courrier électronique. Sérieusement. Il est très rare que vous ayez besoin d'un groupe pour transmettre des informations.

Oui, il y a des choses comme les licenciements collectifs ou une restructuration complète de l'entreprise qui iront mieux si un responsable parle à l'ensemble du groupe, mais dans la plupart des cas, les réunions doivent toujours être interactives.

Comment interactif? Cela dépend du but de la réunion. Si c'est une séance de brainstorming, tout le monde devrait parler. Si quelqu'un ne parle pas, appelez cette personne. Les introvertis peuvent ne pas aimer ce type de réunion - et vous ne devriez pas en faire une forte pression pour les introvertis en les mettant sur place.

Mais votre culture de réunion doit garantir que tout le monde participe à ces séances de brainstorming et qu'ils doivent savoir que leur participation est requise à l'avance.

S'il s'agit d'une réunion de planification, ou d'une réunion de définition d'objectifs, ou même d'une réunion de rapport trimestriel, vous devez disposer de suffisamment de temps pour apporter votre contribution, que ce soit pour poser des questions ou pour faire des commentaires. L’atmosphère doit encourager la participation, mais avec quelques limites (voir ci-dessous).

Ne laissez personne dominer

Si vous dirigez la réunion, il est naturel que vous parliez le plus souvent. Après vous, cependant, vous ne voulez pas qu'une autre personne domine la conversation. Cela peut rendre une réunion fastidieuse. N'oubliez pas de rediriger les commentaires et de faire appel à des personnes de votre connaissance, experts dans le domaine, pour faire connaître un interlocuteur compulsif.

Par exemple, lorsque Jane a fait son quatrième commentaire et commence à en passer au cinquième, coupez-la aussi gentiment que possible en disant: «Merci, Jane, nous connaissons votre position. J'aimerais entendre ce que Karen a à dire. Et, Jim et Bob n'ont pas encore eu l'occasion de parler.

Parfois, vous devrez parler aux Janes de votre bureau avant une réunion pour leur rappeler que le but de se réunir en groupe est de partager des idées avec tout le monde et que si elle domine, la réunion n'aura pas autant de succès. Ou, immédiatement après la réunion, fonctionne bien aussi, car vous aurez de nouveaux exemples si nécessaire.

Les personnes qui ont pris le temps d'assister à une réunion et qui apportent leurs connaissances et leur expérience méritent de pouvoir s'exprimer et de partager leurs opinions. En tant que responsable, vous pouvez apprendre à contrôler les comportements qui nuisent à la réunion.

Faire des objets exploitables

Une réunion qui se termine sans action n’est qu’une perte de temps. C'est un vidage d'informations, auquel cas une réunion n'était pas la meilleure façon de procéder. Une réunion intéressante et passionnante se termine par ce que les gens peuvent et doivent faire, que ce soit pour atteindre leurs objectifs personnels ou ceux de l'entreprise, ou, idéalement, pour les deux. Si les gens ne partent pas en sachant quelles sont leurs prochaines étapes, la réunion a échoué.

En plus d'avoir des éléments exploitables, il doit y avoir un suivi. Cela peut avoir lieu lors d'une deuxième réunion ou individuellement, mais cela doit arriver. Les gens se déconnecteront s’ils savent que les actions sont toutes destinées au spectacle.

Les réunions ne remplaceront jamais les voyages à Disneyland, mais vous pouvez les rendre plus excitantes, intéressantes et productives. Faites ces cinq changements et vous rendrez vos réunions ennuyeuses habituelles plus excitantes pour les personnes qui y assisteront. Et c'est une bonne chose pour le succès de votre organisation.