Comment le personnel des ressources humaines doit réfléchir chaque jour aux problèmes

La question de l'employé semble simple, directe et devrait être facile à répondre. Droite? Pas si votre travail est dans les ressources humaines. Même la question la plus simple concernant les employés soulève d'innombrables drapeaux rouges pour l'équipe des ressources humaines d'un employeur. Encore une fois, vous suivez ce chemin à cinq branches. Comment satisfaire les cinq parties prenantes tout en traitant équitablement l’employé actuel?

Quoi de mieux pour l’employeur? Quoi de mieux pour l’employé? Qu'est-ce qui est légal ou requis par un organisme gouvernemental? Qu'est-ce qui crée un précédent pour les décisions futures concernant un traitement équitable des employés? Quelle décision vous poursuivra en justice avec tous les coûts et aggravations concomitants?

Vous ne pouvez prendre une décision que si elle satisfait les cinq parties prenantes - dans une certaine mesure. Est-il vraiment étonnant que ce soit parfois l’intervenant salarié qui souffre? Voici comment les ressources humaines doivent réfléchir et prendre des décisions pour répondre à une question d’un employé. Prenons comme exemple la modification de la politique de déplacement de cette société lors de salons professionnels.

Comment HR pense, prend des décisions et répond aux questions

La question fournie par un lecteur semblait assez simple. Un employé qui se rendait dans les entreprises pour assister à des salons ou à d’autres événements avec ses clients souhaitait prolonger son séjour dans la ville de l’événement en utilisant le temps des vacances. Aucun problème.

Aucun problème, c'est-à-dire jusqu'à ce que les ressources humaines l'informent de la manière dont ses jours seraient imputés à ses vacances payées. Avec sympathie à la fois les ressources humaines et les employés, voici comment une personne des ressources humaines doit réfléchir et prendre des décisions.

L'employé s'est rendu dimanche à un salon professionnel. (Aucun problème avec ce temps de déplacement; l'entreprise, selon la politique en vigueur, que tous les employés comprennent, ne paie pas le temps de déplacement le week-end pour les employés exemptés.) L'employé a travaillé du lundi au mercredi au salon professionnel et souhaitait commencer à utiliser la journée de vacances suivant l'événement..

D'accord, a déclaré le responsable des ressources humaines, jeudi et vendredi sont des jours de vacances. Non, a répondu l'employé, jeudi, je reviendrais normalement à l'entreprise; étant donné que ce jour serait payé dans le cadre de ma semaine de travail normale, il n’est pas juste de me faire prendre un jour de vacances pour couvrir le jeudi. Es-tu avec moi?

La réflexion et la prise de décision en matière de ressources humaines commencent à rouler

D'accord, dit le responsable des ressources humaines, qui a pour première intention de facturer le jeudi comme jour de vacances, car l'employé ne profite pas de cette journée pour retourner à l'entreprise. La personne des ressources humaines, à juste titre, ne veut pas avoir à prendre des décisions concernant les congés des employés au cas par cas, pour les employés participant à des événements parrainés par la société.

En vérifiant avec un couple de PDG et une autre personne des ressources humaines, les deux décisions avaient des partisans. Si l'on s'attend à ce que l'employé revienne de la conférence le mercredi et travaille le jeudi, le jeudi devrait alors être un jour de vacances.

Si jeudi était normalement un jour de voyage, cela compterait comme un jour de travail et non comme un jour de vacances. Dans des circonstances normales, il reviendrait quand même et l'entreprise ne devrait pas le pénaliser pour avoir prolongé son séjour avec des vacances.

Mais il a choisi de ne pas rentrer mais de partir en vacances, ont déclaré les dissidents. Ce n’est pas le problème de l’entreprise et nous ne payons que le temps de déplacement si l’employé utilise le jour de la semaine pour voyager. Puisque nous ne payons aucun temps de déplacement la fin de semaine et qu’il n’existe pas de jour de voyage, les employés ne devraient être payés que s’ils travaillent.

De plus, normalement, un employé, à moins qu'il ne soit assigné au démontage du stand, devrait revenir mercredi et se rendre au travail jeudi.Il pourrait prendre des dispositions pour arriver en retard avec son responsable si son vol avait des yeux rouges.

Dans ce cas, aucune question, jeudi devrait être chargé comme jour de vacances. Mais, quelle a été la pratique passée dans l'entreprise? Les employés sont-ils censés revenir le mercredi, si possible, ou le jeudi est-il le jour normal du voyage pour revenir?

La plupart des employés veulent rentrer chez eux et travailler dès que possible. Ils rentrent donc chez eux mercredi si un vol est possible, plutôt que de passer la nuit seuls dans une ville étrange sans rien à faire.

C’est aussi une question du secteur privé par opposition au secteur des employés publics. Si vous êtes un employé du secteur public et que vous travaillez souvent selon les conditions négociées dans un contrat syndical, vous vous attendez à des considérations telles que le paiement pour chaque minute de travail. S'il ne reçoit pas de rémunération directe, un employé du secteur public s'attend à un temps de calcul pour les heures travaillées et s'attend à être payé pour ses déplacements la fin de semaine.

Cette pensée est un anathème pour un employeur du secteur privé qui s'attend à ce que les employés exemptés fassent le travail à la tâche et atteignent les objectifs. En fait, penser comme un employé horaire gênera votre carrière et vous fera perdre de la valeur en tant qu'employé. Voici quelques réflexions antérieures sur la compensation des employés pour le temps de déplacement.

Si l'employé est un employé horaire ou non exempté, les employeurs doivent prendre en compte le temps de déplacement payé, plus les heures travaillées au salon. Lorsqu'un employé est éligible à un dépassement de temps, ces réglementations s'appliquent même sur la route.

(C’est l’une des théories sur les raisons pour lesquelles on demande si rarement aux employés non dispensés de se déplacer pour assister à des événements destinés aux clients et à leur formation. Les réglementations gouvernementales rendent le coût de la participation prohibitif - ou du moins - pénible pour les employeurs qui doivent en assumer le coût., bien que ces règles puissent freiner l’utilisation et la croissance de carrière des employés horaires, les sympathies des ressources humaines vont aux employeurs.)

Considérations relatives à la décision des ressources humaines concernant la politique relative aux salons professionnels

Le problème suivant que les ressources humaines doivent prendre en compte, dans ce cas, est que de nombreux employés voyagent fréquemment pour des salons professionnels et d’autres événements d’entreprise. Une décision prise, dans ce cas, a de profondes ramifications pour l'employeur et des décisions concernant d'autres demandes d'employés à l'avenir.

Les ressources humaines souhaitent-elles réellement prendre ces décisions au cas par cas? À quel moment le travail se termine-t-il et les vacances commencent-elles? Quand le salon se termine à 16h mercredi?

Quand le dernier avion partira-t-il pour la ville de l’employé mercredi soir? Et s'il n'y a pas d'avion mercredi? Quelle quantité de documentation et de recherche les ressources humaines devront-elles exiger à l'avenir des autres employés pour s'assurer que les décisions de l'entreprise en matière de temps libre sont cohérentes et équitables?

À un moment donné, les ressources humaines doivent déterminer qu'une décision en faveur de permettre à cet employé d'utiliser le jeudi comme jour de vacances a trop de conséquences pour des demandes similaires à l'avenir. L'employé se sentira naturellement malheureux.

Mais personne dans le domaine des ressources humaines, que je sache, ne veut passer son temps de travail en tant que policier responsable du temps de gestion des ressources humaines. L'employé choisit de ne pas revenir sur le temps payé; il peut revenir s'il veut sa paye, puis partir en vacances. Toute autre décision ouvre beaucoup trop la boîte de Pandore.

Une dernière pensée pour le responsable des ressources humaines concerne la manière dont les employés ont été traités dans le passé. Les employés voyagent-ils généralement le mercredi soir ou le jeudi? Si jeudi, sont-ils censés se présenter au bureau? Si mercredi soir, quelle quantité de jeudi devait-on travailler?

Si, dans le cours normal des affaires, il revenait mercredi soir, jeudi devrait alors compter comme vacances. Si, dans le cours normal de ses affaires, il voyage le jeudi, mais s’attend à ce qu’il se présente également sur son lieu de travail le jeudi, ce jeudi devrait être considéré comme un jour de vacances.

Ah, c’est la première fois que vous rencontrez cette question? Génial. Vous avez la possibilité de créer un précédent et d’établir la politique et les pratiques de votre entreprise en matière de voyages.

Vous aurez probablement même la possibilité d’ajouter votre décision au manuel de l’employé, de sorte que tous les employés connaissent l’impact du terrain pour orienter leurs décisions à l’avenir.

HR trouve une solution

Que diriez-vous de cela pour une solution à la question actuelle? Comment l'entreprise a-t-elle géré les voyages des employés pour les salons professionnels et les événements clients par le passé? Les employés rentrent-ils chez eux ce soir-là et travaillent-ils le lendemain ou l'entreprise leur donne-t-elle une marge de manœuvre et les laissent-ils revenir le lendemain de l'événement pour se rendre au travail le lendemain?

Déterminez ce qui a présidé à la gestion de ces pratiques dans le passé, en fonction de plusieurs de vos responsables responsables des employés participant à des événements destinés aux clients. La pratique passée déterminera l’utilisation d’un jour de vacances - ou non - pour l’absence du jeudi.

Et si vous découvrez - comme il est probable - que les pratiques ont été incohérentes et qu’il n’existe aucune pratique antérieure claire? Tracez la ligne dans le sable. Dites à l'employé qui demande actuellement, qui n'avait aucune règle pour le guider, qu'il peut utiliser un jour de vacances pour le jeudi. Ensuite:

• Élaborer votre politique,
• Ajouter la politique au manuel de l'employé,
• Former les employés qui voyagent sur la politique révisée,
• Indiquez aux gestionnaires que le pouvoir discrétionnaire de la direction ne guidera plus les décisions de déplacement des employés, car celles-ci n'ont pas été cohérentes et équitables, et
• Utilisez la nouvelle politique pour prendre des décisions cohérentes et équitables à l'avenir.

Politique de voyage Language for Future

Dans une entreprise où les employés voyagent fréquemment pour affaires, et particulièrement si le groupe d'employés est important, ce serait un cauchemar pour l'entreprise de prendre des décisions au cas par cas et l'entreprise ne pourrait jamais être juste dans tous les domaines. Les exigences de documentation pour les employés ajoutent un fardeau inutile.

Nitpicking avec de bons employés qui contribuent au suivi du temps minute est insultant et humiliant - pour le manager, les ressources humaines et les employés. De plus, cela va à l'encontre de votre objectif: faire confiance aux employés, traiter les employés comme des adultes et attendre de leurs employés qu'ils prennent des décisions responsables dans le respect des directives énoncées.

Ainsi, en fonction des besoins de votre entreprise, voici la politique recommandée dans le cadre de votre politique générale de voyage. (Vous avez toute une série de décisions supplémentaires pour une politique globale.)

Et, oh, au fait, si vous avez seulement deux employés qui voyagent? Ignorer toute cette réflexion et prise de décision en matière de ressources humaines. Duh! Les gestionnaires peuvent prendre des décisions de comptabilisation du temps au cas par cas.

Voyage vers et depuis des événements sponsorisés par la société:

Dans (nom de l'entreprise), les employés voyagent souvent pour affaires. Les employés assistent à des formations ou à des réunions d'associations professionnelles, rendent visite à des fournisseurs et à des concurrents, rencontrent des clients et assistent à des salons professionnels et à d'autres événements d'interaction client, pour ne citer que quelques exemples. Étant donné que ces événements se déroulent souvent dans des lieux de choix, les employés demandent fréquemment d’utiliser leur prise de force ou leurs vacances pour prolonger leur séjour sur les lieux.

Dans ces cas, la société est responsable des coûts de déplacement des employés, y compris les avions, les taxis, les bus de l'aéroport et les moyens de transport nécessaires, à compter du jour où l'employé se rend à l'événement jusqu'à ce qu'il l'achève. L'employé doit comptabiliser chaque jour de semaine supplémentaire retiré du travail après l'événement sous forme de congés payés, de temps de prise de force ou de congés sans solde avec l'autorisation de la direction.

Tous les frais engagés par l'employé ou ses compagnons de voyage pour les déplacements, la nourriture, le logement, le transport, etc. pendant les vacances sont à la charge de l'employé. La partie du billet d’avion, achetée par la société pour le retour de l’employé après la participation à la manifestation, ou le kilométrage comptabilisé, normalement versée par la société pour le retour de l’employé, peut être utilisée pour son retour à la maison.

La société ne paiera aucune dépense supplémentaire. L'employé doit rendre compte de chaque jour pris après l'événement parrainé par l'entreprise.

Oui, c’est une longue réponse à la question de l’employé sur l’utilisation des vacances pour prolonger les déplacements de son entreprise. Mais c'est un bon exemple de tous les facteurs que les ressources humaines doivent prendre en compte dans leur réflexion et leur prise de décisions. Ce n’est pas amusant pour les ressources humaines, mais il est nécessaire de penser et de prendre des décisions en matière de RH pour répondre aux besoins des cinq parties prenantes de la société.

Ne détestez-vous pas le jargon des ressources humaines? Commencez avec le mot: incitez.