10 choses à retenir pour la mise en œuvre de votre projet

Vous avez passé tout ce temps à travailler avec votre équipe et à fournir un produit fantastique. Il est temps maintenant de mettre cela en pratique et de laisser les utilisateurs s'approprier le résultat final. Es-tu prêt? Vous le serez après avoir lu ceci.

1. La mise en œuvre du projet commence par un plan

Quoi que vous mettiez en œuvre, vous avez besoin d’un plan pour faire passer le projet de «projet» à «comme d’habitude». Espérons que cela est déjà documenté, ou du moins esquissé. C’est la partie du projet qui se situe entre la réalisation du projet et sa fermeture dans le cycle de vie du projet.

Si vous n’avez pas de plan détaillé, le moment est venu de déterminer exactement comment cette partie du projet va se dérouler. Le reste de cet article vous aidera.

2. Impliquer l'équipe des opérations

Si les activités habituelles ou les équipes opérationnelles ne sont pas pleinement impliquées, démarrez-les maintenant. Ils vont posséder la sortie à l'avenir. Si vous avez construit un bureau, ils vont y travailler. Si vous avez conçu une application pour smartphone, ils vont la vendre et gérer les plaintes des clients.

Ils doivent être prêts à recevoir tout ce que votre projet leur donne.

Astuce Bonus: Installez la confiance avec les bonnes personnes dès le début du projet et le retour sur investissement sera rentable.

3. Préparez votre matériel de formation

Ce serait formidable si votre projet produisait quelque chose de si intuitif que personne n’aurait besoin de formation pour l’utiliser, mais c’est rarement le cas des projets complexes sur lesquels nous travaillons aujourd’hui.

S'il s'agit d'une petite amélioration à un système existant, vous pouvez vous en tirer en envoyant un bref courrier électronique aux utilisateurs et en leur donnant une capture d'écran illustrant ce qui sera différent lorsqu'ils se connecteront demain.

Plus que cela et vous allez avoir besoin de mettre au point du matériel de formation sérieux pour les aider à le maîtriser.

Astuce Bonus: Assurez-vous que les personnes sont alignées pour dispenser la formation. Si vous souhaitez suivre une formation «en direct» (ou même une formation en ligne à votre propre rythme (vous avez encore besoin de quelqu'un pour enregistrer le matériel)), vous devez vérifier leur disponibilité. Idéalement, vous ne devriez pas dispenser de formation vous-même en tant que chef de projet.

4. Prévoyez suffisamment de temps pour la formation

La formation, c’est un après-midi, non? Nous pouvons intégrer la formation en santé et sécurité du nouveau personnel à la pause déjeuner, d'accord?

Non! Parlez à certaines personnes de vos équipes de ressources humaines et découvrez combien de temps il faut vraiment pour dispenser une formation de qualité. Ajoutez à cela le fait que vous devrez peut-être organiser des cours en face-à-face plusieurs fois pour permettre aux personnes qui travaillent par quarts, de quitter le travail ou de participer à des activités si importantes qu’elles ne peuvent pas suivre une formation ce jour-là. voyez à quelle vitesse le temps de formation augmente.

Vous avez besoin du temps dont vous avez besoin. Entraînez-vous à l'entraînement et vous n'obtiendrez pas le retour sur investissement de l'utilisation de votre résultat final. Simple.

5. Communiquer, communiquer, communiquer

Est-ce que tout le monde sait ce qui va se passer le jour du concert? Si nécessaire, préparez un plan de compte à rebours indiquant qui fait quoi pour chaque heure. Nous les avons utilisées avec succès dans de grandes implémentations logicielles où de nombreuses étapes et équipes sont impliquées dans l’installation de la nouvelle technologie. Par exemple, l'équipe d'infrastructure doit s'assurer que le matériel est prêt et a passé les dernières vérifications. Ensuite, l'équipe de la plate-forme prépare l'environnement et effectue les sauvegardes nécessaires.

Une équipe d’applications effectue l’installation, puis la migration des données nécessite la signature de l’utilisateur. Vous pouvez voir comment tant de pièces mobiles peuvent causer des problèmes s’il n’ya pas d’approche étape par étape claire pour courir le grand jour.

6. Rangez votre documentation

Les documents de votre projet vont constituer la base de ce que les gens examineront à l'avenir pour savoir ce qu'ils doivent savoir sur ce qui s'est passé.

Assurez-vous d'archiver et de ranger toute la documentation relative au projet, y compris les journaux de votre projet, et tous les rapports de projet contenant l'historique et les décisions clés. Les gens pourraient avoir besoin de s'y référer à l'avenir.

7. Faites la gestion du changement

Ou travaillez avec quelqu'un qui le fera, si vous avez des chefs de département compétents ou un responsable de la gestion des changements.

La gestion du changement dans les projets est un facteur clé pour vous assurer d'obtenir les avantages commerciaux que vous attendez. Cela peut aider à intégrer les nouveaux processus ou produits et empêcher les gens de revenir aux anciennes méthodes de travail.

8. Vérifier le transfert de connaissances

Donc, vous ne demanderez pas à IT Service Desk de passer un examen de votre projet ou quoi que ce soit, mais mettez du temps et des efforts de côté pour vérifier qu’ils ont bien pris en compte les connaissances que vous leur avez transférées.

Pour ce faire, vous pouvez vous y tenir la première semaine, ou les impliquer dans le traitement des projets, ou même les laisser exécuter toute la mise en œuvre.

Soyez présent s'ils ont besoin de vous et parlez à la direction de ces équipes pour vérifier que tout le monde se sent bien avant de partir.

9. Ne pas oublier les données

Qu'il s'agisse de mettre en œuvre quelque chose de nouveau ou de mettre à niveau quelque chose, des données organisationnelles seront en quelque sorte impliquées. Si vous devez déplacer des données d’un lieu ou d’un système à un autre, planifiez-les (et comment vous allez vérifier que tout s’est bien passé). Si vous créez de nouvelles sources de données (qu’il s’agisse d’un nouvel emplacement de bureau ou d’un nouveau logiciel), assurez-vous qu’il peut transférer les données dans les principaux systèmes de la société comme prévu.

Dans de nombreux cas, le test final est dans l'environnement réel. Laissez l’équipe technique et les analystes de données en attente au cas où les choses ne se dérouleraient pas comme prévu.

10. Planifiez votre sortie

Vous ne voulez pas faire partie de ce projet pour toujours, vous devez donc savoir que vous pouvez quitter en douceur. L'idée est de rendre votre dispensable afin que vous puissiez facilement passer à un nouveau projet. Une fois que l'équipe de statu quo a pu rester autonome, vous ne devriez plus être nécessaire. Prévoyez de le faire le plus rapidement possible!