Apprendre à garder les procès-verbaux

Les comptes rendus de réunion sont les notes détaillées qui servent de compte rendu écrit officiel d'une réunion ou d'une conférence. Le responsable du rassemblement demande généralement à l'un des participants de s'occuper de cette tâche. Un jour, ce quelqu'un pourrait être toi! Bien que ce ne soit pas un travail terriblement difficile, c'est un travail important. Étant donné que les procès-verbaux des réunions sont un compte rendu officiel de ce qui s'est passé, il est nécessaire d'être précis. Vous devrez prendre des notes détaillées que les personnes doivent pouvoir consulter ultérieurement si nécessaire. Voici quelques conseils pour vous aider à gérer cette tâche avec finesse.

Découvrez ce qu'il faut faire avant, pendant et après la réunion.

Avant la réunion

• Choisissez votre outil d’enregistrement: la première chose à faire est de décider de la manière dont vous allez prendre vos notes. Voulez-vous aller à la vieille école et utiliser un stylo et du papier ou allez-vous aller de la technologie et utiliser un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone? Renseignez-vous auprès de votre patron pour savoir s'il préfère que vous utilisiez une méthode particulière. C'est peu probable mais possible.
• Assurez-vous que l'outil de votre choix est en état de marche et disposez d'une copie de sauvegarde au cas où votre outil d'origine échouerait. Si vous apportez un ordinateur portable, par exemple, ayez également un stylo et du papier. Vous ne voulez pas avoir à arrêter la réunion pendant que vous recherchez quelque chose sur lequel écrire si votre ordinateur tombe en panne.

• Lisez l'ordre du jour avant le début de la réunion. Cela vous permettra de formuler un aperçu de vos minutes. Laissez de l'espace sous chaque élément et écrivez vos notes. Cela facilitera un peu votre travail, à condition que la personne qui organise la réunion respecte l'ordre du jour.

Pendant la réunion

• Distribuez une feuille de présence et assurez-vous que tout le monde se connecte. Vous devrez inclure une liste de tous les participants dans le procès-verbal officiel de la réunion.
• Assurez-vous de savoir qui est tout le monde.De cette façon, vous serez en mesure d'identifier qui parle et d'enregistrer correctement ces informations.
• Notez l'heure à laquelle la réunion commence.
• N'essayez pas d'écrire chaque commentaire. Vous pouvez inclure uniquement les idées principales. Veillez à ne pas omettre les éléments avec lesquels vous n'êtes pas d'accord. Vos préjugés ne devraient pas vous influencer. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un compte officiel et non de votre opinion sur ce qui s'est passé!

• Notez toutes les motions, leur auteur et le résultat des votes, le cas échéant. vous n'avez pas besoin de noter par écrit qui a appuyé une motion. Bien sûr, les règles de votre organisation peuvent différer, alors vérifiez-les d'abord.
• Si les votes sur les motions ou les discussions sont reportés à la prochaine réunion, prenez-en note.
• Enregistrez l'heure de fin de la réunion.

Après la réunion

• Tapez les procès-verbaux dès que possible après la réunion, alors que tout est encore frais dans votre esprit. Si vous constatez une erreur dans vos notes ou si vous avez une question, vous pouvez la résoudre rapidement en discutant avec les autres participants.
• Sur la copie finale du procès-verbal, indiquez le nom de l'organisation, le titre du comité, le type de réunion (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou spéciale) et son objectif.
• Donnez les temps, il a commencé et s'est terminé.
• Fournissez la liste des participants et une note indiquant qui a dirigé la réunion. Vous pouvez également indiquer ici que vous avez pris les minutes. Indiquez votre nom sur la liste des participants et, entre parenthèses après votre nom, indiquez que vous avez rédigé le procès-verbal. Alternativement, à la fin du document, vous pouvez signer en écrivant «respectueusement soumis par» suivi de votre nom.

• Relisez les minutes avant de les soumettre. Demandez à quelqu'un d'autre qui a assisté à les regarder aussi. Il ou elle pourra vous informer si vous avez oublié quelque chose par accident.
• Soumettez-les à la personne qui a dirigé la réunion, sauf instruction contraire.